Labākā e-paraksta programmatūra personāla (HR) komandām: darba līgumi un darba piedāvājumi

HR paraksta vairāk nekā gandrīz jebkurš cits uzņēmumā. Katra pieņemšana ir piedāvājuma vēstule, darba līgums, konfidencialitātes līgums, sauja politiku apliecinājumu un labumu veidlapa; katra aiziešana — vēl viena maza kaudzīte; un pa vidu nāk līgumi ar apakšuzņēmējiem, algas izmaiņas un ikgadējā politiku atjaunošana visam uzņēmumam. Apjoms nāk viļņos, kas seko pieņemšanas kalendāram, gandrīz katrs dokuments ir konfidenciāls, un ievērojama daļa pēc gadiem var nonākt advokāta priekšā. Šī kombinācija — apjoms grūdieniem, konfidencialitāte, pierādījumu svars — padara „labākā e-paraksta programmatūra HR” par citu jautājumu nekā „labākā e-paraksta programmatūra”. Lūk, sešas lietas, kas to patiešām izšķir.

Ko HR patiesībā sūta

Pirms kritērijiem — darba slodze. Tipiskas HR komandas parakstu plūsma: piedāvājuma vēstules un darba līgumi (viens parakstītājs, steidzami, konfidenciāli); ievadīšanas paketes (viens un tas pats dokumentu komplekts katrai pieņemšanai — spēcīgākais veidņu piemērs visā kategorijā); politiku apliecinājumi (viens dokuments, viss uzņēmums, parasti ar termiņu); apakšuzņēmēju un konsultantu līgumi; un aiziešanas dokumenti. Gandrīz viss iet tieši vienam parakstītājam vienlaikus — tāpēc aplokšņu skaitītāji un HR sader bēdīgi slikti: nekas nepavairo aplokšņu skaitu tā kā pieņemšanas vilnis.

Seši kritēriji

1. Apjoms, kas iztur pieņemšanas vilni

Skaitītie plāni pieviļ HR sliktākajā brīdī — mēnesī, kad pieņemat darbā. Griesti ir reāli un atrodami pašu pakalpojumu lapās: SignNow savā plānu un cenu lapā norāda, ka „signNow users are limited to 100 envelopes/invites per user/year”, piebilstot, ka tas attiecas pat uz Enterprise plānu — aptuveni astoņi sūtījumi uz cilvēku mēnesī, un ar ko to salīdzināt, ir rakstā SignNow alternatīvas. Signeasy cenu lapā Personal plāna rindā rakstīts „Send 5 contracts for signature monthly”. DocuSign maksas Unlimited līmeņos sūta neierobežotas aploksnes caur tīmekļa lietotni, taču formu un automatizācijas sūtījumi smeļas no atsevišķas kvotas — anatomija aprakstīta rakstā kāpēc DocuSign ir tik dārgs, un vispārējais slazds („zem kvotas skaitītais plāns ir patiešām lēts; virs tās virsraksta cena pārstāj būt cena”) — rakstā lētākais veids, kā iegūt juridiski saistošus e-parakstus. HR jautājums jebkuram pakalpojumam ietilpst vienā teikumā: kas notiek mēnesī, kad pieņemam divdesmit cilvēkus?

2. Konfidencialitāte pašā rīkā

HR dokumenti ir konfidenciāli pret pārējo uzņēmumu, ne tikai pret ārpasauli. Tas darba telpas mēroga koplietošanu padara par risku: algas korekcijai vai snieguma līgumam nevajadzētu būt redzamam ikvienam ar vietu. Meklējiet redzamību pa dokumentiem — privāts, konkrētas personas vai visa komanda — un tiesības pa dalībniekiem, lai rīks vienlaikus iznes gan politikas izsūtīšanu visam uzņēmumam, gan dokumentu, ko drīkst redzēt tikai divi cilvēki.

3. Veidnes, kas nes visu paketi

Ievadīšanas pakete ir tie paši dokumenti, tādā pašā secībā, ar tiem pašiem laukiem, katrai pieņemšanai. Tests nav „vai rīkam ir veidnes” — tās ir visiem —, bet vai veidne saglabā visus izvietotos laukus, aizpildās no jau ierakstītā un tiek nosūtīta no viena ekrāna. Ja četrdesmitās pieņemšanas sagatavošana aizņem tikpat ilgi kā pirmās, veidņu sistēma ir izgāzusies.

4. Darbinieki, kas parakstās kā cilvēki

Piedāvājuma vēstules iet cilvēkiem, kuri pie jums vēl nestrādā: bez konta, bez apmācības, bieži bez datora un ne vienmēr angliski. Trīs pārbaudes: parakstītājiem nav vajadzīgs konts; parakstīšana darbojas telefona pārlūkā; un parakstīšanas pieredze — lapa un e-pasti — var pienākt parakstītāja paša valodā, izvēlētā katram saņēmējam, nevis visai darba telpai, lai Berlīnes jaunpieņemtais un Sanpaulu apakšuzņēmējs katrs lasītu savējo.

5. Pierādījumi, kas iztur darba strīdu

Darba dokumentus apstrīd pēc gadiem, un uzbrūk reti vien parakstam — uzbrūk piederībai, nodomam un neskartībai. Juridiskais ietvars ir rakstā vai elektroniskie paraksti ir derīgi darba līgumiem?: ESIGN likuma izņēmumu saraksts § 7003 darba līgumus neskar, tātad derīgums ir atrisināts — bet pierādījums ir tikai tik labs, cik ieraksts. Prasiet pabeigšanas sertifikātu (kurš parakstīja, kad, no kurienes, kā autentificējās), pret viltojumiem drošu zīmogu gatavajā failā un eksporta ceļu, kas dokumentu un sertifikātu tur kopā. Viens godīgs izņēmums, ko zināt, pirms elektroniski parakstāt visu, kam HR pieskaras: ASV veidlapa I-9 ir federāla veidlapa ar saviem e-paraksta standartiem 8 CFR 274a.2 — darba līgumu lapa to apskata —, tāpēc šo plūsmu pārbaudiet atsevišķi, nevis pieņemiet.

6. Nepārtrauktība, kad mainās pats HR

HR komandas atvada visus pārējos — un agri vai vēlu arī savējos. Vairumā rīku šis brīdis uzspiež sliktu izvēli: turpināt maksāt par aizgājuša administratora vietu vai zaudēt viņa dokumentus, veidnes un iesākto darbu. Ir vērts katram pakalpojumam pajautāt, kas notiek ar konta dokumentiem, kad cilvēks aiziet; atbildes atšķiras vairāk nekā jebkurā citā šī saraksta jautājumā.

Kur stāv Signatura

Signatura tika būvēta pēc šiem sešiem kritērijiem, pirms mēs tos pierakstījām. Viens plāns par vietu ar neierobežotiem dokumentiem — pieņemšanas vilnis maina jūsu darba slodzi, nevis rēķinu. Redzamība pa dokumentiem (privāts, konkrētas personas vai visa komanda) un tiesību matrica pa dalībniekiem notur algu izmaiņas prom no ziņojumu dēļa. Veidnes nes visus deviņus lauku veidus, aizpildās no jau ierakstītā un tiek sūtītas no viena ekrāna — un Auto-Sign jaunā dokumentā izvieto paraksta, datuma un teksta laukus jūsu vietā. Darbinieki parakstās no saites, bez konta, jebkurā telefonā, un katra saņēmēja valoda tiek izvēlēta individuāli no septiņām valodām — lietotne, parakstīšanas lapas un katrs e-pasts. Katrs pabeigtais dokuments nes pabeigšanas sertifikātu un SHA-256 zīmogu, ko ikviens var pārbaudīt no jauna bez konta. Un kad HR administrators dodas tālāk, atvadīšanās pārnes viņa dokumentus, veidnes un kontaktus pēctecim ar joprojām piederīgu vēsturi — retums šajā kategorijā un tieši tā plūsma, ko HR izpilda visiem pārējiem. 14 dienu bezmaksas izmēģinājums neprasa karti: izlaidiet cauri īstu piedāvājuma paketi un novērtējiet sešus kritērijus paši.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kāda ir labākā e-paraksta programmatūra HR komandai?

Tā, kas iztur sešus HR specifiskus testus: apjoms bez skaitītājiem pieņemšanas viļņos, konfidencialitāte pa dokumentiem komandas iekšienē, veidnes ar pilnu ievadīšanas paketi, parakstīšana bez konta un katra darbinieka valodā, strīdam gatavi pierādījumi (sertifikāts, audita pēdas, pret viltojumiem drošs zīmogs) un nepārtrauktība administratora aiziešanas brīdī. Sarindojiet pakalpojumus pēc tā viņu pašu publicētajās lapās — zīmoli sakārtosies paši.

Vai elektroniski parakstītas piedāvājuma vēstules un darba līgumi ir saistoši?

Jā — darba līgumi ESIGN likuma § 7003 izņēmumu sarakstā neparādās, tāpēc tos var parakstīt elektroniski kā jebkuru citu līgumu, visos ASV štatos caur ESIGN un UETA. Izņēmums ir veidlapa I-9 — federāla veidlapa ar saviem e-paraksta standartiem. Pilna analīze, ieskaitot to, kas praksē tiek apstrīdēts, ir rakstā vai elektroniskie paraksti ir derīgi darba līgumiem?

Vai jaunpieņemtajiem vajag kontu, lai parakstītos?

Ne ar vienu rīku, kas pelnījis būt sarakstā. Signatura parakstītāji atver e-pastā saņemtu saiti un parakstās pārlūkā — telefonā vai datorā — bez konta un bez instalēšanas, un saņem savu kopiju, kad visi parakstījušies.

Kā HR dokumentus rīkā noturēt konfidenciālus?

Ar redzamību pa dokumentiem un tiesībām pa dalībniekiem: dokuments var būt privāts, koplietots ar konkrētām personām vai atvērts komandai, un katra dalībnieka tiesības nosaka atsevišķi. Ja rīks piedāvā tikai darba telpas mēroga koplietošanu, HR jutīgākie dokumenti ir viena misklikšķa attālumā no visa uzņēmuma.

Kas notiek ar parakstītajiem darbinieku dokumentiem, kad HR administrators aiziet?

Pajautājiet to pirms pirkuma — atbildes krasi atšķiras. Signatura dalībnieka noņemšana vienā solī pārnes viņa dokumentus, veidnes un kontaktus pēctecim, pabeigto dokumentu vēsturei paliekot piederīgai cilvēkam, kurš tos vadīja.