Kā pāriet no DocuSign uz citu e-paraksta pakalpojumu

Vārds „migrācija” pārspīlē to, kas notiek, nomainot vienu e-paraksta rīku pret citu. Nav datubāzes, ko konvertēt, nav tehniskas integrācijas, ko būvēt, un nav nedēļas nogales, kad viss stāv. Tehniski nekas nekustas: parakstītie dokumenti ir faili, ko lejupielādējat, veidnes ir iekārtojums, ko izveido no jauna, un pieteikšanās dati nekur nepārceļas. To, vai pāreja ir tīra vai sāpīga, nosaka vienīgi secība, kādā visu darāt. Lūk, šī secība.

Kas pārceļas — un kas ne

DocuSign kontā dzīvo četru veidu lietas, un tās to pamet četros dažādos veidos:

• Pabeigtie dokumenti un to sertifikāti. Pilnībā pārnesami — tie eksportējas kā faili, un tā ir vienīgā konta daļa, kas jāņem līdzi. Vienmēr eksportējiet dokumentu kopā ar tā pabeigšanas sertifikātu kā pāri; sertifikāts ir pierādījums aiz paraksta.
• Veidnes. Nav pārnesamas. Veidnes ir katras platformas specifiska konfigurācija — plānojiet izveidot no jauna tās, kuras patiešām lietojat, galamērķa rīkā. Tipiskai mazai komandai tas ir stundas darbs, nevis projekts.
• Cilvēki. Vietas tiek izveidotas no jauna, nevis migrētas. Neviena pieteikšanās nepārceļas starp platformām.
• Iesāktās aploksnes. Ne pārnesamas, ne no jauna izveidojamas — tās jāatrisina. Ļaujiet tām pabeigties tur, kur tās sākās, vai anulējiet un nosūtiet no jauna no jaunā rīka. Nekad nemainiet kontu zem dzīvas parakstīšanas ķēdes.

Pieci soļi, secībā

1. Izvēlieties, kurp dodaties. Izvērtēšana ir atsevišķs darbs, un tā jau ir uzrakstīta: pieci kritēriji, kas patiešām atšķir pakalpojumus, ir rakstā kā izvēlēties DocuSign alternatīvu, rēķina anatomija, kuru pametat, — rakstā kāpēc DocuSign ir tik dārgs, un izrēķināts divu pretēju cenu struktūru salīdzinājums — rakstā DocuSign un SignWell cenu salīdzinājums. Vispirms izlemiet — viss pārējais ir mehānika.
2. Iedarbiniet jauno rīku, kamēr DocuSign vēl strādā. Atveriet kontu, pievienojiet vietas, pieslēdziet mākoņkrātuvi un izveidojiet no jauna darba veidnes. Pārklāšanās šeit ir priekšrocība, nevis izšķērdība: abu rīku darbināšana dažas nedēļas izmaksā ne vairāk kā vienu papildu mēnesi abonementam, kuru tāpat pametat, un noņem pārejai visas kraujas.
3. Nosakiet pārejas datumu. No šīs dienas katrs jauns dokuments tiek sūtīts no jaunā rīka — viens paziņojums komandai, un ieradums mainās viena rīta laikā. Vecās aploksnes paliek, kur ir.
4. Atrisiniet iesākto, tad eksportējiet visu. Kad dzīvās aploksnes ir pabeigtas vai anulētas, lejupielādējiet katru pabeigto dokumentu kopā ar tā sertifikātu un pārbaudiet skaitu. Soli pa solim — ieskaitot paša DocuSign atbalsta lapas par to, kur atrodas sertifikāti un kāpēc piekļuve aploksnēm ir atkarīga no tā, vai konts paliek atvērts, — aprakstīts rakstā kā eksportēt visus dokumentus no DocuSign. Eksports vienmēr notiek pirms jebkādām konta izmaiņām.
5. Atceliet pašās beigās. Atcelšana, plāna pazemināšana un konta slēgšana ir trīs dažādas darbības ar trim dažādām sekām, un atjaunošanas logs nosaka, cik lēmums maksā. Šis ceļvedis ir rakstā kā atcelt DocuSign abonementu, nezaudējot savus ierakstus.

Divi datumi, kas nosaka kalendāru

Pārejas darbs mērāms stundās. Kalendāru nosaka divi datumi: jūsu atjaunošanas datums, jo atcelšana dienu par vēlu maksā gadu naudas vai pacietības, un jūsu pārejas datums, jo viss pirms tā ir sagatavošanās un viss pēc tā — rutīna. Novietojiet pāreju vismaz pāris nedēļas pirms atjaunošanas, un viss process notiek bez termiņa elpas pakausī. Sāciet atjaunošanas nedēļā, un visi iepriekšējie soļi kļūst steidzami vienlaikus.

Cik pāreja patiesībā maksā

Pareizā secībā: ne vairāk kā mēnesis pārklājošos abonementu, viena vai divas stundas veidņu izveidei no jauna un viens paziņojums. Dārgās pārejas ir tās, kas notiek nepareizā secībā — eksports, kas mēģināts pēc konta slēgšanas, par dienu nokavēta atjaunošana, parakstītājs ar mirušu saiti, jo sūtītāja plāns beidzās ceļa vidū. Tās visas ir secības kļūdas, nevis tehnoloģijas problēmas.

Ja jāatgriežas atpakaļ

Meklējiet atcelšanas plānu, un atradīsiet padomus, kas rakstīti datubāzu migrācijām: atjaunošanas punkti, pārslēgšanas logi, atgriešanas skripti. Nekas no tā šeit neder — tā paša iemesla dēļ, kāpēc vārds „migrācija” jau no paša sākuma pārspīlē šo soli: nekas netika konvertēts, tātad nav arī nekā, ko konvertēt atpakaļ.

Tā vietā ir asimetrija, ko ir vērts ieplānot.

Atgriešanās ir bez maksas, līdz jūs atsakāties no konta. 2. soļa pārklāšanās laikā DocuSign joprojām darbojas, jūsu veidnes joprojām ir tur, un komandai joprojām ir pieejas. Šis posms nav tikai sagatavošanās — tas ir atcelšanas plāns, un cita nevajag. Otrajā nedēļā saprast, ka jaunais rīks neder, izmaksā tikai veidņu atjaunošanas laiku un neko vairāk.

Pāragra atteikšanās ir tieši tas, kas šo iespēju atņem. Tas ir otrais un asākais iemesls noteikumam „atsakies pēdējais”. Kas atsakās no DocuSign pārslēgšanās dienā, lai ietaupītu pārklāšanās mēnesi, nav ietaupījis mēneša maksu — viņš ir pārvērtis atgriezenisku lēmumu neatgriezeniskā, un eksportēt tāpat nāksies, pirms konts tiek slēgts. Secības kļūdas šajā virzienā ir tās dārgās.

Tas, ko parakstījāt jaunajā rīkā, paliek parakstīts. Mērķa platformā pabeigtie dokumenti ir spēkā esošas vienošanās, un atgriešanās tās neatceļ — spēkā esamība nekad nenāca no abonementa. Rīkojieties ar tiem tieši tāpat, kā 4. solis rīkojas ar DocuSign dokumentiem: eksportējiet katru kopā ar tā sertifikātu, pirms pārstājat maksāt jaunajam pakalpojumu sniedzējam, un glabājiet tos kopā ar pārējiem. Atgriešanās, kas atstāj trīs nedēļas parakstītu vienošanos kontā, ko neviens nepagarina, ir vienīgais īstais veids, kā pārejas laikā pazaudēt ierakstus.

Uz jaunajā rīkā ceļā esošajām aploksnēm attiecas tas pats noteikums, kas uz vecajām. Ļaujiet tām pabeigties tur, kur tās sākās, vai atsauciet un nosūtiet no jauna. Nekad nemainiet kontu zem dzīvas parakstīšanas ķēdes — ne vienā, ne otrā virzienā.

Tātad plāns ir īss: turiet veco kontu atvērtu, līdz jaunais ir izgājis cauri pilnam jūsu reālā darba ciklam, eksportējiet to, kas pa to laiku parakstīts, un tikai tad atsakieties. Kamēr vēl esat pārklāšanās posmā, atcelšanas plāns jums nav vajadzīgs. Jums vajag tikai vēl nebūt atteikušies.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai DocuSign veidnes pārceļas uz citu pakalpojumu?

Nē. Veidnes ir katras platformas specifiska konfigurācija, nevis pārnesami faili, tāpēc nekas no tajās ieguldītā darba nepārceļas: ne lauku izvietojums, ne parakstīšanas secība, ne pielāgotie lauki, ne zīmols vai atgādinājumu iestatījumi. Nav eksporta formāta, ko cits pakalpojums varētu nolasīt, un nav pakalpojuma, kas to spētu importēt. Tā vietā veidnes, kuras patiešām lietojat, tiek izveidotas no jauna galamērķa rīkā — vairumam mazo komandu tas ir stundas darbs, jo dokuments zem tām ir tas pats PDF, kas jums jau ir. Vispirms izveidojiet DocuSign katras veidnes tukšu kopiju un turiet to atvērtu kā vizuālu atsauci, kamēr veidojat no jauna.

Vai varu lietot DocuSign un jauno pakalpojumu vienlaikus?

Jā, un tā arī vajadzētu — tieši pārklāšanās padara pāreju drošu. Iesāktās aploksnes pabeidzas tur, kur sākās, jaunie dokumenti tiek sūtīti no jaunā rīka, un dubultais abonements ilgst ne vairāk kā mēnesi.

Vai man jāpaziņo klientiem, ka esmu nomainījis rīku?

Nav nekā, ko paziņot. Pabeigtie līgumi paliek tieši tur, kur tos arhivējāt, un nākamais parakstīšanas pieprasījums vienkārši atnāk no jaunā rīka. Ja jaunais rīks sūta ar jūsu zīmolu, parakstītājiem pāreja ir gandrīz neredzama.

Kas notiek ar DocuSign aploksnēm, kas gaida parakstu, mainot pakalpojuma sniedzēju?

Pati pāreja tām nedara neko. Konta atvēršana pie cita pakalpojuma sniedzēja neaizsniedz DocuSign iekšieni: aploksne, kas gaida parakstu, turpina ceļu tur, kur sākās, parakstītāja saite turpina darboties, un tā pabeidzas tieši tāpat, kā tas notiktu, ja jūs nekad nebūtu paskatījies uz citu rīku. Aploksni, kas gaida parakstu, apdraud nevis pati pāreja, bet lēmums par kontu, kas parasti tai seko: DocuSign atbalsta raksts What happens to my envelopes if I change plans or transfer to a new account? sasaista piekļuvi aploksnēm ar to, ka konts paliek atvērts. Tāpēc turiet abus datumus atsevišķi: no pārejas datuma katrs jauns dokuments tiek sūtīts no jaunā rīka, gaidošās aploksnes pabeidzas tur, kur sākās, un tikai pēc tam jūs pazemināt plānu vai atceļat abonementu. Ja nevarat sagaidīt kādas pabeigšanu, anulējiet to un nosūtiet no jauna no jaunā rīka — tas ir apzināts lēmums, nevis dzīva parakstīšanas ķēde, atstāta virs konta, kuru gatavojaties mainīt.

Vai mani parakstītie dokumenti paliek spēkā pēc aiziešanas no DocuSign?

Jā. Juridiskais spēks nāk no ESIGN likuma, UETA un eIDAS, nevis no rīka norēķinu statusa. Jums jāsaglabā ieraksts — katrs dokuments kopā ar sertifikātu, pieejamā veidā —, un tieši tam ir domāts eksporta solis.

Kāds ir atcelšanas plāns, ja jaunais pakalpojumu sniedzējs neder?

Turiet veco kontu atvērtu, un tas jums jau ir. Kamēr no DocuSign nav atteikts, atgriešanās maksā tikai no jauna izveidotās veidnes — nekādi dati nav iesprostoti, jo nekas netika konvertēts. Divas lietas atcelšanai tomēr jāatrisina: jaunajā rīkā pabeigtie dokumenti, ko eksportējat kopā ar to sertifikātiem tieši tāpat, kā eksportējāt DocuSign dokumentus, un jebkura vēl ceļā esoša aploksne, kurai ļaujat pabeigties vai kuru apzināti atsaucat. Ja no vecā konta atsakāties pārslēgšanās dienā, nevis pēc tās, nekas no tā nemainās — tikai lēmums vairs nav atgriezenisks.

Kur stāv Signatura

Signatura ieeja ir veidota tiem, kas pāriet. 14 dienu bezmaksas izmēģinājumam nav vajadzīga kredītkarte, tāpēc pārklāšanās periods no mūsu puses nemaksā neko. Veidnes top ātri: visi deviņi lauku veidi ir vienā plānā, un Auto-Sign nolasa katru dokumentu un izvieto paraksta, datuma un teksta laukus jūsu vietā — veidnes izveide no jauna ir minūtes pielāgošanas, nevis pēcpusdiena klikšķu. Dokumenti importējas tieši no Google Drive, Dropbox un OneDrive, un jūsu parakstītājiem nekad nav vajadzīgs konts — vienīgais, ko klienti pamana, ir tas, ka pieprasījums tagad nes jūsu zīmolu. Un izeja ir tikpat atvērta kā ieeja: viena poga eksportē visu, ko jebkad esat parakstījis, un jebkuru pabeigtu dokumentu var pārbaudīt no jauna pret tā SHA-256 zīmogu bez konta — ilgi pēc tam, kad jebkurš abonements beidzies. Viens plāns par vietu, neierobežoti dokumenti: cenas.