Um contrato de locação pode ser assinado eletronicamente? (E como fazer)

O contrato de locação é um dos documentos mais assinados que existem e um dos que mais geram dúvida. A dúvida costuma ser de segunda mão: alguém lembra que a documentação imobiliária tem regras especiais, ou viu a palavra “despejo” numa lista de coisas que não poderiam ser feitas eletronicamente.

Vale desfazer as duas metades, porque a resposta é mais precisa do que o folclore — e, num ponto, menos confortável do que a versão que a maioria dos guias publica.

A regra e o que ela exclui

A ESIGN Act dispõe em 15 U.S.C. § 7001(a) que a uma assinatura, contrato ou registro relativo a uma operação que afete o comércio interestadual ou estrangeiro:

“não se pode negar efeito jurídico, validade ou exigibilidade apenas por estar em formato eletrônico”.

Isso vale salvo se o documento estiver na lista de exclusões do § 7003. Leia a lista inteira e nenhuma locação aparece: ela cobre testamentos e trusts testamentários, direito de família, a maior parte do Uniform Commercial Code, documentos judiciais e um curto conjunto de notificações.

Uma locação, residencial ou comercial, é para esses fins um contrato comum.

Assinar a locação não é o mesmo que notificar no âmbito dela

É aqui que a maioria dos guias erra, e erra nos dois sentidos. Um item do § 7003(b)(2) exclui qualquer notificação de:

“inadimplemento, vencimento antecipado, retomada de posse, execução hipotecária ou despejo, ou o direito de purgação, decorrentes de um contrato de crédito garantido por, ou de um contrato de locação de, residência principal de uma pessoa física”

Leia devagar a oração do meio, porque boa parte do que se escreve sobre o assunto cita apenas metade dela. O item alcança as notificações decorrentes de um contrato de crédito garantido pela residência principal — documentação hipotecária — e as notificações decorrentes de um contrato de locação da residência principal. Uma locação residencial cabe exatamente nessa segunda hipótese. Quem lhe disser que a palavra “despejo” nessa lista é um falso alarme para os locadores deixou meia dúzia de palavras da lei pelo caminho.

Portanto, a versão correta não é “isso não se aplica a você”. São duas respostas separadas:

1. Assinar a locação eletronicamente não é afetado. O § 7003(b)(2) exclui uma lista de notificações, não o contrato subjacente. A locação em si não aparece em lugar nenhum do § 7003, então o § 7001(a) se aplica a ela normalmente.
2. Notificar inadimplemento ou despejo em uma locação residencial é afetado. Para essa categoria de notificação o § 7001 simplesmente não se aplica, o que significa que a ESIGN Act não lhe dá nenhuma regra federal segundo a qual uma notificação eletrônica tenha de produzir efeito jurídico. Quem rege são a lei estadual de locações e as cláusulas de notificação do próprio contrato: muitas fixam a forma de entrega e algumas exigem papel.

A consequência prática é estreita, mas real: não presuma que, porque o inquilino assinou a locação eletronicamente, você pode notificá-lo para desocupar do mesmo jeito. Esses dois atos ficam em lados opostos do § 7003(b)(2)(B). Confira a lei do seu estado e a cláusula de entrega do próprio contrato antes de notificar, porque uma notificação defeituosa costuma significar recomeçar a contagem do prazo.

Um limite ao limite: a exclusão é escrita em torno da residência principal de uma pessoa física. Uma locação comercial, ou uma locação que não seja a residência principal de alguém, não está dentro dela — ainda que as regras de entrega previstas no contrato e na lei estadual continuem valendo.

O que ainda pode exigir mais

Assinar e registrar são atos distintos. Locações residenciais curtas normalmente não são registradas. Locações longas — o limite varia por estado, comumente acima de um ano — podem ser registráveis ou de registro obrigatório em cartório do condado, e os cartórios fixam suas próprias regras sobre formatos aceitos, reconhecimento de firma e se aceitam documentos eletrônicos.

Isso é questão de registro, não da ESIGN Act. Tratamos a mesma divisão para compra e venda e hipotecas em As assinaturas eletrônicas são válidas no setor imobiliário?, e testemunhas e tabeliães em Uma assinatura eletrônica precisa de testemunha ou tabelião?

Como assinar um contrato de locação eletronicamente

A mecânica é a de qualquer documento, mas as locações têm três particularidades que vale configurar de propósito.

1. Envie o contrato. PDF é universal; DOCX serve, se é onde vive o seu modelo.
2. Adicione cada parte como signatário separado. Cada inquilino assina por si. Não faça um inquilino assinar em nome do domicílio — um bloco de assinatura por pessoa é o que deixa cada uma individualmente obrigada e individualmente comprovável.
3. Escolha a ordem. Paralelo envia a todos ao mesmo tempo e serve quando os coinquilinos são iguais. Sequencial encaminha em ordem e serve quando um fiador só deve ver depois que os inquilinos assinarem, ou quando o administrador assina por último.
4. Coloque rubricas além das assinaturas. Locações são longas e costumam ser rubricadas página a página ou junto a cláusulas específicas — animais, fumo, rescisão. Atribua cada campo de rubrica à pessoa certa em vez de deixar um genérico.
5. Peça junto os documentos necessários. Comprovante de seguro, documento de identidade ou carta de referência podem ser pedidos como anexo dentro do próprio documento, chegando junto do contrato assinado e não num e-mail à parte.
6. Envie e guarde o arquivo concluído. Cada signatário recebe uma cópia; garanta que a sua seja o PDF concluído com a trilha de auditoria, e não uma anotação em planilha.

Fiadores e coobrigados

O fiador é parte distinta com obrigação distinta, então recebe seu próprio bloco de assinatura, não uma linha sob a do inquilino. O sequencial costuma ser o certo: inquilinos primeiro, fiador quando a locação estiver de fato acertada.

Se o inquilino não tem impressora, scanner ou computador

Esse é o caso comum hoje, e é justamente o sentido de assinar eletronicamente. Quem assina precisa de um link e de um navegador. Não precisa de conta e nunca deveria pagar nada.

Comprovar depois

Locações acabam em litígio mais do que a maioria dos documentos, e muitas vezes anos depois, quando a pergunta não é “uma locação eletrônica é válida?” e sim “você consegue mostrar que este inquilino assinou esta versão?”.

Essa é uma questão probatória, não jurídica, e quem responde é o registro em torno da assinatura: quem assinou, quando, de onde e se o arquivo mudou desde então. Nosso guia sobre o que torna uma assinatura eletrônica juridicamente vinculante apresenta os requisitos de fundo.

Onde a Signatura se encaixa

Uma locação é exatamente o formato de documento para o qual a Signatura foi feita: você já o tem, várias pessoas precisam assinar e é preciso poder apresentá-lo íntegro depois. Vários signatários em ordem sequencial ou paralela, campos de rubrica e data ao lado das assinaturas, anexos do signatário para seguro ou identidade, lembretes automáticos e uma trilha de auditoria completa com selo SHA-256 à prova de adulteração no arquivo final — veja nossa página de segurança. Quem assina não precisa de conta e nunca paga.

Onde não somos a escolha certa: não protocolamos documentos em cartório e não oferecemos reconhecimento de firma. Se a sua locação precisa ser registrada ou ter firma reconhecida, esse é um passo separado com o cartório ou o tabelião.

Perguntas frequentes

Uma locação assinada eletronicamente é juridicamente vinculante?

Sim, nos mesmos termos de qualquer contrato. A lista de exclusões do 15 U.S.C. § 7003 não menciona locações, então vale o § 7001(a). Se uma locação específica é exigível depende de suas cláusulas e da lei estadual de locações, não de como foi assinada.

Uma locação precisa de firma reconhecida?

Normalmente não. O reconhecimento decorre do tipo de documento e da lei estadual, e a maioria das locações residenciais não o exige. A exceção comum são locações longas registradas em cartório do condado — confira os requisitos.

Posso enviar uma notificação de despejo eletronicamente?

Trate isso como uma pergunta completamente separada de assinar o contrato, e não se apoie na ESIGN Act para respondê-la. O § 7003(b)(2)(B) coloca as notificações de inadimplemento, execução hipotecária e despejo “decorrentes de um contrato de crédito garantido por, ou de um contrato de locação de, residência principal de uma pessoa física” inteiramente fora do § 7001. Uma locação residencial está aí dentro, então a ESIGN Act não fornece nenhuma regra federal segundo a qual uma notificação eletrônica tenha de ser acatada. Se você pode notificar eletronicamente, quem decide são a lei estadual de locações e as cláusulas de notificação do contrato, que muitas vezes fixam a forma de entrega. Confira as duas antes de notificar.

Dois inquilinos podem assinar a mesma locação separadamente?

Sim. Adicione cada inquilino como signatário próprio, com seus próprios campos. Podem assinar ao mesmo tempo (paralelo) ou em ordem definida (sequencial); em ambos os casos cada assinatura é atribuída separadamente àquela pessoa.

E se um inquilino se recusar a assinar eletronicamente?

Ele pode recusar, e você recorre ao papel para essa pessoa. O consentimento para transacionar eletronicamente é um dos requisitos gerais de uma assinatura eletrônica exigível, então quem se opõe não deve ser pressionado — o sentido de registrar o consentimento é que ele seja real.

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Esta página explica a lei em termos gerais. Não é aconselhamento jurídico e não pode dizer o que a sua locação ou a sua jurisdição exigem. Para isso, consulte um advogado no seu estado.

Fontes: ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7001 · § 7003, isenções · § 7006, definições