Uma assinatura eletrônica precisa de testemunha ou de tabelião?

Esta página cita o que as leis realmente dizem, com link para cada fonte. Explica a lei em termos gerais — não é aconselhamento jurídico e não pode dizer o que o seu documento exige. Para isso, consulte um advogado na sua jurisdição.

Três coisas que se confundem

Antes de tudo, não são a mesma coisa:

Testemunho — um terceiro vê você assinar e assina também, atestando que presenciou. Não é preciso credencial especial; a testemunha costuma ser apenas um adulto desinteressado.

Reconhecimento notarial — um tabelião nomeado verifica sua identidade, confirma que você assina voluntariamente e aplica o próprio selo e assinatura. Nos EUA, o notary public é um agente público nomeado por um estado.

Reconhecimento remoto on-line (RON) — reconhecimento feito por áudio e vídeo ao vivo em vez de na mesma sala. É um método de reconhecer, não um ato jurídico distinto.

Fala-se delas como se fossem intercambiáveis. Não são, são exigidas em situações diferentes, e a maioria dos acordos do dia a dia não precisa de nenhuma.

A maioria dos documentos não precisa de nenhuma

Esta é a resposta para a maioria. Acordos comerciais e de consumo comuns — contratos de serviço, acordos de confidencialidade, escopos de trabalho, propostas de emprego, contratos de compra e venda, locações em muitos estados — são exigíveis apenas com as assinaturas das partes.

Nem a ESIGN Act nem a UETA impõe exigência de testemunho ou reconhecimento. São leis habilitantes: sua função é impedir que a um documento eletrônico se negue efeito por ser eletrônico. Quando tal exigência existe, vem de outro lugar — uma lei específica para aquele tipo de documento, as formalidades estaduais para determinado instrumento, ou uma cláusula do próprio contrato.

Então a pergunta prática nunca é “uma assinatura eletrônica precisa de tabelião?”. É “este documento precisa de tabelião, assinado em papel ou na tela?”. Se no papel a resposta é não, passar ao eletrônico não cria a exigência.

Onde o reconhecimento é exigido, a ESIGN Act trata disso diretamente

Se uma lei exige reconhecimento, a norma federal prevê a execução eletrônica. 15 U.S.C. § 7001(g) dispõe:

“Se uma lei, regulamento ou outra norma jurídica exigir que uma assinatura ou documento relativo a uma transação no comércio interestadual ou exterior, ou que o afete, seja reconhecido, confirmado, verificado ou feito sob juramento, essa exigência é cumprida se a assinatura eletrônica da pessoa autorizada a praticar tais atos, juntamente com todas as demais informações cuja inclusão seja exigida por outra lei, regulamento ou norma jurídica, estiver anexada à assinatura ou documento ou logicamente associada a eles.”

Duas consequências decorrem disso.

Primeira: no plano federal, uma exigência de reconhecimento não é obstáculo à assinatura eletrônica. A norma prevê expressamente que o tabelião assine eletronicamente.

Segunda — e é aqui que se tropeça — o § 7001(g) diz que a exigência pode ser cumprida eletronicamente. Não autoriza nenhum tabelião específico, não diz como deve verificar a identidade, nem lhe permite atuar remotamente. Quem pode reconhecer, e por qual procedimento, é direito estadual. Tabeliães são nomeados pelos estados e ficam sujeitos às regras do estado que os nomeou.

O reconhecimento remoto on-line varia estado a estado

O RON — tabelião e signatário em locais diferentes, ligados por áudio e vídeo ao vivo — foi amplamente adotado nos Estados Unidos, mas a habilitação, os padrões tecnológicos, as exigências de comprovação de identidade e as obrigações de registro e gravação são fixadas no nível estadual e diferem entre estados.

Como esse panorama mudou rapidamente e continua mudando, deliberadamente não publicamos aqui uma contagem de estados: qualquer número ficaria desatualizado em pouco tempo, e um dado vencido numa página jurídica é pior do que nenhum. Consulte a Secretaria de Estado do seu estado (ou a autoridade equivalente que faz as nomeações) para a situação atual, que é de qualquer forma a fonte autorizada.

Dois pontos práticos de validade geral:

• O tabelião normalmente está sujeito às regras do estado que o nomeou, e costuma haver exigências sobre onde deve estar fisicamente durante o ato. Onde está o signatário é tratado de forma diferente conforme o estado.
• O RON quase sempre traz etapas específicas de comprovação de identidade — tipicamente autenticação baseada em conhecimento e análise de documentos — além da obrigação de gravar e conservar a sessão. São exigências bem mais rigorosas que a assinatura eletrônica comum.

Se o seu documento precisa de reconhecimento, normalmente é preciso um tabelião usando uma plataforma feita para atos notariais. Software de assinatura eletrônica de uso geral, inclusive a Signatura, não é serviço de reconhecimento e não torna ninguém tabelião.

Exigências de testemunho vêm do documento, não da assinatura

Não há regra federal geral exigindo que uma assinatura eletrônica seja testemunhada. Quando o testemunho é exigido, decorre da lei que rege aquele instrumento, e essas exigências costumam ser bem anteriores à assinatura eletrônica — por isso podem ser desconfortáveis de cumprir na tela.

Testamentos são o exemplo mais claro. Estão também inteiramente excluídos da ESIGN Act: 15 U.S.C. § 7003(a)(1) exclui “um testamento, codicilo ou trust testamentário”, de modo que a regra habilitante da ESIGN Act simplesmente não os alcança. Se um testamento pode ser assinado e testemunhado eletronicamente depende inteiramente do direito estadual, e os estados divergem bastante — esse mapa, a Uniform Electronic Wills Act e onde ela foi promulgada, está em dá para assinar um testamento eletronicamente?

Outras categorias em que testemunho ou formalidades adicionais aparecem com frequência incluem certos instrumentos imobiliários, procurações, diretivas antecipadas de saúde e alguns documentos de direito de família. Variam por estado e por documento, e é exatamente o tipo de questão que merece dez minutos com um advogado em vez de um palpite.

Tratamos da lista completa de exclusões da ESIGN Act em As assinaturas eletrônicas têm validade legal?.

O que fazer na prática

Comece pelo documento, não pela tecnologia. Pergunte quais formalidades esse instrumento exige no papel. Essa resposta quase sempre se transfere.

Se a resposta for “nenhuma” — como ocorre na maioria dos acordos empresariais — uma assinatura eletrônica simples basta, e o que importa depois é a prova: identidade, carimbos de tempo e um registro que mostre que o documento não mudou desde a assinatura.

Se o reconhecimento for exigido, use um tabelião. A lei federal permite que ele atue eletronicamente; o direito estadual rege como.

Se o testemunho for exigido, verifique se o seu estado o permite eletronicamente para aquele tipo específico de documento antes de presumir que sim.

Fora dos Estados Unidos

As formalidades diferem bastante por país e muitas vezes por documento. O Reino Unido, por exemplo, tem regras próprias sobre o testemunho de deeds. O marco canadense está em As assinaturas eletrônicas são legais no Canadá?, e o sistema em níveis da UE em eIDAS explicado: SES, AdES e QES.

Quando um documento precisa ser testemunhado ou reconhecido, essa exigência é matéria de direito nacional ou provincial, não da lei de assinatura eletrônica.

Brasil: a testemunha não é requisito de validade, e desde 2023 pode ser dispensada no título executivo

No Brasil, duas perguntas viajam juntas e são tratadas como uma só: “o contrato vale?” e “o contrato executa?”. Só a segunda fala em testemunhas.

Para a validade, não há exigência de testemunha. O art. 107 do Código Civil diz que “a validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”, e o art. 10, §2º, da MP 2.200-2/01 admite qualquer meio de comprovação de autoria e integridade do documento eletrônico, “desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”. Nenhum dos dois pede testemunha.

As duas testemunhas aparecem em um lugar só: o art. 784, III, do CPC, que arrola entre os títulos executivos extrajudiciais “o documento particular assinado pelo devedor e por 2 (duas) testemunhas”. Isso não é requisito de validade do contrato — é requisito para que ele nasça título executivo, ou seja, para que o credor possa ir direto à execução em vez de ajuizar antes uma ação de conhecimento. Contrato sem testemunhas continua contrato; ele apenas cobra pelo caminho mais longo.

Essa exigência foi desenhada para o papel, onde a testemunha assina ao lado. A lei 14.620, de 13/7/23, resolveu a questão no plano legislativo, acrescentando pelo art. 34 o §4º ao art. 784 do CPC:

”§ 4º Nos títulos executivos constituídos ou atestados por meio eletrônico, é admitida qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensada a assinatura de testemunhas quando sua integridade for conferida por provedor de assinatura.”

Leia a frase inteira, porque ela tem duas metades e só a primeira é incondicional. A primeira é generosa: “qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei” — não se exige certificado ICP-Brasil para constituir título executivo eletrônico. A segunda é condicional: a dispensa das testemunhas ocorre “quando sua integridade for conferida por provedor de assinatura”. Não é uma dispensa geral em favor do meio eletrônico; é uma dispensa que depende de um fato a ser demonstrado.

E “provedor de assinatura” é expressão que a lei não define. A lei 14.620/23 a usa uma única vez, no dispositivo acima, sem defini-la; a lei 14.063/20 define no art. 3º “autenticação”, “assinatura eletrônica”, “certificado digital” e “certificado digital ICP-Brasil”, e não essa; e o decreto 10.543/20 não emprega a palavra “provedor”. Não há credenciamento nem selo que responda “este é um provedor de assinatura”. Na prática, portanto, a condição do §4º tende a ser aferida pelo que o provedor entrega — se existe um resumo criptográfico (hash) do documento registrado no momento da assinatura, se um terceiro consegue recalculá-lo sobre o próprio arquivo, se a trilha de auditoria registra como cada signatário foi identificado e acompanha o documento, e se o arquivo guardado é o original assinado, já que reimprimir ou reexportar o PDF produz outro arquivo e destrói o hash.

Onde o Brasil realmente exige forma, ela continua valendo: o art. 108 do Código Civil exige escritura pública para negócios sobre imóveis “de valor superior a trinta vezes o maior salário mínimo vigente no País”, e esses atos correm por vias notariais e registrais próprias, que não se confundem com assinar um instrumento particular em plataforma.

Perguntas frequentes

Uma assinatura eletrônica precisa de reconhecimento notarial?

Normalmente não. Nem a ESIGN Act nem a UETA exigem que uma assinatura eletrônica seja reconhecida — ambas existem para impedir que um documento seja rejeitado por ser eletrônico, não para acrescentar formalidades. Quando o reconhecimento é exigido, a exigência vem da lei que rege aquele tipo de documento, e vale tanto se o documento é assinado em papel quanto na tela. Então pergunte se este documento precisa de tabelião, para começo de conversa: se no papel não precisa, assiná-lo eletronicamente não cria a exigência.

Uma assinatura eletrônica precisa de testemunha?

Não como regra geral. Não há exigência federal de que uma assinatura eletrônica seja testemunhada, e a lei de assinatura eletrônica não acrescenta uma. Exigências de testemunha se ligam a instrumentos específicos — testamentos acima de tudo e, em alguns estados, certos instrumentos imobiliários, procurações e diretivas antecipadas de saúde — e vêm da lei estadual que rege aquele instrumento. Acordos comerciais comuns, acordos de confidencialidade, propostas de emprego e locações em muitos estados não precisam de testemunha, nem no papel nem na tela.

Um tabelião pode reconhecer uma assinatura eletrônica?

Sim. O 15 U.S.C. § 7001(g) dispõe que, quando uma lei exige que uma assinatura ou documento “seja reconhecido, confirmado, verificado ou feito sob juramento”, “essa exigência é cumprida se a assinatura eletrônica da pessoa autorizada a praticar tais atos” — junto com tudo o mais que outra lei exigir — “estiver anexada à assinatura ou documento ou logicamente associada a eles”. A seção 11 da UETA leva a mesma regra ao direito estadual. O que nenhuma das duas normas faz é nomear alguém: o tabelião precisa ter nomeação vigente e seguir o procedimento que o seu estado prescreve para atos notariais eletrônicos.

Qual é a diferença entre reconhecimento eletrônico e reconhecimento remoto on-line?

Onde está o signatário. No reconhecimento eletrônico, o signatário comparece pessoalmente diante do tabelião, e o tabelião assina e sela um documento eletrônico em vez de um em papel. No reconhecimento remoto on-line (RON), o signatário comparece por áudio e vídeo ao vivo de outro lugar, e o tabelião precisa seguir as regras adicionais de comprovação de identidade e gravação da sessão que o seu estado fixa para atos remotos. Ambos são atos notariais praticados por um tabelião nomeado — um muda o meio, o outro muda a sala. Qual deles um estado permite, e em que condições, é direito estadual, e o § 7001(g) trata apenas do primeiro: permite que a assinatura do tabelião seja eletrônica e nada diz sobre distância.

O reconhecimento remoto on-line é legal em todos os estados?

Não — nem em todos, nem nas mesmas condições onde é. O RON foi amplamente adotado, mas cada estado decide se o autoriza, quais padrões tecnológicos e de comprovação de identidade se aplicam, onde o tabelião deve estar e o que deve ser gravado e conservado. Promulgada também não é o mesmo que em vigor: a lei de RON da Califórnia de 2023, por exemplo, só disponibiliza seus atos notariais on-line depois que a Secretaria de Estado certificar a tecnologia, com data-limite de 1º de janeiro de 2030. Não publicamos aqui uma contagem de estados porque ela envelhece rápido; os números de adoção com fonte e data de revisão estão em As assinaturas eletrônicas são válidas no setor imobiliário?, e a resposta autorizada para o seu estado é a sua Secretaria de Estado ou a autoridade equivalente que faz as nomeações.

Uma testemunha pode assinar eletronicamente, ou assistir por vídeo?

A lei federal não resolve nenhuma das duas coisas. O § 7001(g) nomeia apenas reconhecimento, confirmação, verificação e juramento — o testemunho não está na lista — e o § 7001(b)(1) deixa intacta qualquer outra exigência legal “exceto a exigência de que contratos ou outros documentos sejam escritos, assinados ou estejam em forma não eletrônica”. Uma regra que exige que a testemunha esteja fisicamente presente quando você assina é uma regra de procedimento, não de forma, então a ESIGN Act não a remove. Se uma testemunha pode assinar na tela ou assistir por vídeo é, portanto, decidido pela lei estadual que rege aquele documento, e varia por estado e por instrumento. Testamentos, que a ESIGN Act não alcança de forma alguma, são o caso mais claro: veja dá para assinar um testamento eletronicamente?

Assinar por uma plataforma de assinatura eletrônica conta como reconhecimento notarial?

Não. O reconhecimento é um ato praticado por um tabelião nomeado — verificar a identidade do signatário, confirmar que assina voluntariamente e anexar a própria assinatura e selo do tabelião. Uma plataforma de assinatura eletrônica registra quem assinou, quando, e que o documento não mudou desde então; isso é prova da assinatura, não um ato notarial, e nenhum software torna por si só um documento reconhecido. A Signatura não é serviço de reconhecimento e não torna ninguém tabelião. Se o seu documento precisa ser reconhecido, você precisa de um tabelião — pessoalmente ou, onde o seu estado permitir, por uma plataforma feita para atos notariais remotos.

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Fontes: ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7001 · § 7003, isenções · Uniform Law Commission, Uniform Electronic Transactions Act (1999).