Uma assinatura eletrônica precisa de testemunha ou de tabelião?

Esta página cita o que as leis realmente dizem, com link para cada fonte. Explica a lei em termos gerais — não é aconselhamento jurídico e não pode dizer o que o seu documento exige. Para isso, consulte um advogado na sua jurisdição.

Três coisas que se confundem

Antes de tudo, não são a mesma coisa:

Testemunho — um terceiro vê você assinar e assina também, atestando que presenciou. Não é preciso credencial especial; a testemunha costuma ser apenas um adulto desinteressado.

Reconhecimento notarial — um tabelião nomeado verifica sua identidade, confirma que você assina voluntariamente e aplica o próprio selo e assinatura. Nos EUA, o notary public é um agente público nomeado por um estado.

Reconhecimento remoto on-line (RON) — reconhecimento feito por áudio e vídeo ao vivo em vez de na mesma sala. É um método de reconhecer, não um ato jurídico distinto.

Fala-se delas como se fossem intercambiáveis. Não são, são exigidas em situações diferentes, e a maioria dos acordos do dia a dia não precisa de nenhuma.

A maioria dos documentos não precisa de nenhuma

Esta é a resposta para a maioria. Acordos comerciais e de consumo comuns — contratos de serviço, acordos de confidencialidade, escopos de trabalho, propostas de emprego, contratos de compra e venda, locações em muitos estados — são exigíveis apenas com as assinaturas das partes.

Nem a ESIGN Act nem a UETA impõe exigência de testemunho ou reconhecimento. São leis habilitantes: sua função é impedir que a um documento eletrônico se negue efeito por ser eletrônico. Quando tal exigência existe, vem de outro lugar — uma lei específica para aquele tipo de documento, as formalidades estaduais para determinado instrumento, ou uma cláusula do próprio contrato.

Então a pergunta prática nunca é “uma assinatura eletrônica precisa de tabelião?”. É “este documento precisa de tabelião, assinado em papel ou na tela?”. Se no papel a resposta é não, passar ao eletrônico não cria a exigência.

Onde o reconhecimento é exigido, a ESIGN Act trata disso diretamente

Se uma lei exige reconhecimento, a norma federal prevê a execução eletrônica. 15 U.S.C. § 7001(g) dispõe:

“Se uma lei, regulamento ou outra norma jurídica exigir que uma assinatura ou documento relativo a uma transação no comércio interestadual ou exterior, ou que o afete, seja reconhecido, confirmado, verificado ou feito sob juramento, essa exigência é cumprida se a assinatura eletrônica da pessoa autorizada a praticar tais atos, juntamente com todas as demais informações cuja inclusão seja exigida por outra lei, regulamento ou norma jurídica, estiver anexada à assinatura ou documento ou logicamente associada a eles.”

Duas consequências decorrem disso.

Primeira: no plano federal, uma exigência de reconhecimento não é obstáculo à assinatura eletrônica. A norma prevê expressamente que o tabelião assine eletronicamente.

Segunda — e é aqui que se tropeça — o § 7001(g) diz que a exigência pode ser cumprida eletronicamente. Não autoriza nenhum tabelião específico, não diz como deve verificar a identidade, nem lhe permite atuar remotamente. Quem pode reconhecer, e por qual procedimento, é direito estadual. Tabeliães são nomeados pelos estados e ficam sujeitos às regras do estado que os nomeou.

O reconhecimento remoto on-line varia estado a estado

O RON — tabelião e signatário em locais diferentes, ligados por áudio e vídeo ao vivo — foi amplamente adotado nos Estados Unidos, mas a habilitação, os padrões tecnológicos, as exigências de comprovação de identidade e as obrigações de registro e gravação são fixadas no nível estadual e diferem entre estados.

Como esse panorama mudou rapidamente e continua mudando, deliberadamente não publicamos aqui uma contagem de estados: qualquer número ficaria desatualizado em pouco tempo, e um dado vencido numa página jurídica é pior do que nenhum. Consulte a Secretaria de Estado do seu estado (ou a autoridade equivalente que faz as nomeações) para a situação atual, que é de qualquer forma a fonte autorizada.

Dois pontos práticos de validade geral:

• O tabelião normalmente está sujeito às regras do estado que o nomeou, e costuma haver exigências sobre onde deve estar fisicamente durante o ato. Onde está o signatário é tratado de forma diferente conforme o estado.
• O RON quase sempre traz etapas específicas de comprovação de identidade — tipicamente autenticação baseada em conhecimento e análise de documentos — além da obrigação de gravar e conservar a sessão. São exigências bem mais rigorosas que a assinatura eletrônica comum.

Se o seu documento precisa de reconhecimento, normalmente é preciso um tabelião usando uma plataforma feita para atos notariais. Software de assinatura eletrônica de uso geral, inclusive a Signatura, não é serviço de reconhecimento e não torna ninguém tabelião.

Exigências de testemunho vêm do documento, não da assinatura

Não há regra federal geral exigindo que uma assinatura eletrônica seja testemunhada. Quando o testemunho é exigido, decorre da lei que rege aquele instrumento, e essas exigências costumam ser bem anteriores à assinatura eletrônica — por isso podem ser desconfortáveis de cumprir na tela.

Testamentos são o exemplo mais claro. Estão também inteiramente excluídos da ESIGN Act: 15 U.S.C. § 7003(a)(1) exclui “um testamento, codicilo ou trust testamentário”, de modo que a regra habilitante da ESIGN Act simplesmente não os alcança. Se um testamento pode ser assinado e testemunhado eletronicamente depende inteiramente do direito estadual, e os estados divergem bastante — esse mapa, a Uniform Electronic Wills Act e onde ela foi promulgada, está em dá para assinar um testamento eletronicamente?

Outras categorias em que testemunho ou formalidades adicionais aparecem com frequência incluem certos instrumentos imobiliários, procurações, diretivas antecipadas de saúde e alguns documentos de direito de família. Variam por estado e por documento, e é exatamente o tipo de questão que merece dez minutos com um advogado em vez de um palpite.

Tratamos da lista completa de exclusões da ESIGN Act em As assinaturas eletrônicas têm validade legal?.

O que fazer na prática

Comece pelo documento, não pela tecnologia. Pergunte quais formalidades esse instrumento exige no papel. Essa resposta quase sempre se transfere.

Se a resposta for “nenhuma” — como ocorre na maioria dos acordos empresariais — uma assinatura eletrônica simples basta, e o que importa depois é a prova: identidade, carimbos de tempo e um registro que mostre que o documento não mudou desde a assinatura.

Se o reconhecimento for exigido, use um tabelião. A lei federal permite que ele atue eletronicamente; o direito estadual rege como.

Se o testemunho for exigido, verifique se o seu estado o permite eletronicamente para aquele tipo específico de documento antes de presumir que sim.

Fora dos Estados Unidos

As formalidades diferem bastante por país e muitas vezes por documento. O Reino Unido, por exemplo, tem regras próprias sobre o testemunho de deeds. O marco canadense está em As assinaturas eletrônicas são legais no Canadá?, e o sistema em níveis da UE em eIDAS explicado: SES, AdES e QES.

Quando um documento precisa ser testemunhado ou reconhecido, essa exigência é matéria de direito nacional ou provincial, não da lei de assinatura eletrônica.