Vai elektroniskam parakstam nepieciešams liecinieks vai notārs?

Šajā lapā citēts tas, ko likumi patiesībā nosaka, ar saiti uz katru avotu. Tiesības tiek skaidrotas vispārīgi — tas nav juridisks padoms un nevar pateikt, ko prasa tieši jūsu dokuments. Par to jautājiet juristam savā jurisdikcijā.

Trīs lietas, ko bieži jauc

Vispirms: tās nav viens un tas pats.

Liecināšana — trešā persona redz, kā jūs parakstāt, un paraksta pati, apliecinot, ka to redzējusi. Īpaša kvalifikācija nav vajadzīga; liecinieks parasti ir neieinteresēta pilngadīga persona.

Notariāls apliecinājums — iecelts notārs pārbauda jūsu identitāti, pārliecinās, ka parakstāt brīvprātīgi, un pieliek savu zīmogu un parakstu. ASV notary public ir štata iecelta publiska amatpersona.

Attālināts tiešsaistes apliecinājums (RON) — apliecinājums, kas veikts tiešsaistes audio un video saziņā, nevis vienā telpā. Tā ir apliecināšanas metode, nevis atsevišķs juridisks akts.

Par tām bieži runā kā par savstarpēji aizstājamām. Tās tādas nav, tās tiek prasītas dažādos gadījumos, un vairumam ikdienas vienošanos nav vajadzīga neviena.

Vairumam dokumentu nav vajadzīga neviena

Šī ir atbilde lielākajai daļai lasītāju. Parastas komerciālas un patērētāju vienošanās — pakalpojumu līgumi, konfidencialitātes līgumi, darba uzdevumi, darba piedāvājumi, pirkuma līgumi, daudzos štatos arī nomas līgumi — ir izpildāmas, pamatojoties vienīgi uz pušu parakstiem.

Ne ESIGN Act, ne UETA neuzliek liecināšanas vai apliecināšanas prasību. Tie ir iespējojoši likumi: to uzdevums ir novērst, ka elektroniskam dokumentam tiek liegts spēks tāpēc, ka tas ir elektronisks. Ja šāda prasība pastāv, tā nāk no citurienes — no īpaša likuma par šo dokumentu veidu, no štata formālajām prasībām konkrētam instrumentam vai no paša līguma noteikuma.

Tāpēc praktiskais jautājums nekad nav “vai elektroniskam parakstam vajadzīgs notārs?”. Tas ir “vai šim dokumentam vajadzīgs notārs, vai to paraksta uz papīra vai ekrānā?”. Ja uz papīra atbilde ir nē, pāreja uz elektronisko formu šo prasību nerada.

Kur apliecinājums ir prasīts, ESIGN Act to risina tieši

Ja likums prasa notariālu apliecinājumu, federālā norma paredz elektronisku izpildi. 15 U.S.C. § 7001(g) nosaka:

“Ja likums, noteikumi vai cita tiesību norma prasa, lai paraksts vai dokuments, kas attiecas uz darījumu starpštatu vai ārējā tirdzniecībā vai to ietekmē, tiktu notariāli apliecināts, atzīts, pārbaudīts vai sniegts ar zvērestu, šī prasība ir izpildīta, ja tās personas elektroniskais paraksts, kura pilnvarota veikt šādas darbības, kopā ar visu pārējo informāciju, kuras iekļaušanu prasa cits likums, noteikumi vai tiesību norma, ir pievienots parakstam vai dokumentam vai loģiski ar tiem saistīts.”

No tā izriet divi secinājumi.

Pirmkārt, federālā līmenī apliecinājuma prasība nav šķērslis elektroniskai parakstīšanai. Norma tieši paredz, ka pilnvarotā persona paraksta elektroniski.

Otrkārt — un šeit visbiežāk paklūp — § 7001(g) saka, ka prasību var izpildīt elektroniski. Tas nepilnvaro nevienu konkrētu notāru, nenosaka, kā tam jāpārbauda identitāte, un neatļauj rīkoties attālināti. Kas drīkst apliecināt un pēc kādas procedūras, ir štata tiesību jautājums. Notārus ieceļ štati, un tie ir saistīti ar ieceļošā štata noteikumiem.

Attālinātais tiešsaistes apliecinājums atšķiras pa štatiem

RON — kad notārs un parakstītājs atrodas dažādās vietās un ir savienoti tiešsaistes audio un video saziņā — ASV ir plaši ieviests, taču pilnvarojums, tehniskie standarti, identitātes pārbaudes prasības, kā arī žurnāla un ierakstīšanas pienākumi tiek noteikti štatu līmenī un atšķiras.

Tā kā šī aina ir strauji mainījusies un turpina mainīties, mēs apzināti šeit nenorādām štatu skaitu: jebkurš skaitlis drīz novecotu, un novecojuši dati juridiskā lapā ir sliktāki par to trūkumu. Pārbaudiet pašreizējo stāvokli sava štata Secretary of State (vai attiecīgajā ieceļošajā iestādē) — tas jebkurā gadījumā ir autoritatīvais avots.

Divi vispārīgi praktiski apsvērumi:

• Notārs parasti ir saistīts ar to štata noteikumiem, kas viņu iecēlis, un mēdz būt prasības par to, kur viņam fiziski jāatrodas darbības laikā. Kur atrodas parakstītājs, štati vērtē atšķirīgi.
• RON gandrīz vienmēr ietver īpašus identitātes pārbaudes soļus — parasti uz zināšanām balstītu autentifikāciju un dokumentu analīzi — kā arī pienākumu ierakstīt un saglabāt sesiju. Tās ir jūtami stingrākas prasības nekā parasta elektroniska parakstīšana.

Ja jūsu dokumentam vajadzīgs apliecinājums, parasti ir nepieciešams notārs platformā, kas veidota notariālām darbībām. Vispārējas nozīmes elektroniskā paraksta programmatūra, tostarp Signatura, nav apliecināšanas pakalpojums un nevienu nepadara par notāru.

Liecinieku prasības izriet no dokumenta, nevis no paraksta

Nav vispārējas federālas normas, kas prasītu elektroniskā paraksta liecināšanu. Kur liecinieks ir prasīts, tas izriet no tiesībām, kas regulē attiecīgo instrumentu, un šīs prasības bieži ir daudz vecākas par elektronisko parakstīšanu — tāpēc ekrānā tās var būt neērti izpildāmas.

Testamenti ir skaidrākais piemērs. Tie turklāt ir pilnībā izslēgti no ESIGN Act: 15 U.S.C. § 7003(a)(1) izslēdz “testamentu, kodicilu vai testamentāro trastu”, tādēļ ESIGN Act iespējojošā norma tos vienkārši neaptver. Vai testamentu vispār var parakstīt un liecināt elektroniski, pilnībā atkarīgs no štata tiesībām, un štati šeit būtiski atšķiras — šo ainu, Uniform Electronic Wills Act un štatus, kur tas pieņemts, aplūkojam rakstā Vai testamentu var parakstīt elektroniski?

Citas kategorijas, kurās liecināšana vai papildu formalitātes parādās bieži, ir atsevišķi nekustamā īpašuma dokumenti, pilnvaras, veselības aprūpes priekšnorādījumi un daži ģimenes tiesību dokumenti. Tas atšķiras pēc štata un dokumenta, un tieši šāds jautājums ir vērts desmit minūtes pie jurista, nevis minējumu.

Pilnu ESIGN Act izņēmumu sarakstu aplūkojam rakstā Vai elektroniskie paraksti ir juridiski saistoši?.

Ko darīt praksē

Sāciet ar dokumentu, nevis ar tehnoloģiju. Jautājiet, kādas formalitātes šis instruments prasa uz papīra. Šī atbilde gandrīz vienmēr pārnesas.

Ja atbilde ir “nekādas” — kā tas ir vairumam darījumu vienošanos — pietiek ar vienkāršu elektronisko parakstu, un tālāk svarīgi ir pierādījumi: identitāte, laika zīmogi un ieraksts, kas rāda, ka dokuments kopš parakstīšanas nav mainījies.

Ja apliecinājums ir prasīts, izmantojiet notāru. Federālās tiesības ļauj viņam rīkoties elektroniski; kārtību nosaka štata tiesības.

Ja liecinieks ir prasīts, pārbaudiet, vai jūsu štats to atļauj elektroniski tieši šim dokumenta veidam, pirms pieņemat, ka atļauj.

Ārpus Amerikas Savienotajām Valstīm

Formālās prasības būtiski atšķiras pa valstīm un bieži pa dokumentiem. Apvienotajā Karalistē, piemēram, ir īpaši noteikumi par deeds liecināšanu. Kanādas regulējums izklāstīts rakstā Vai elektroniskie paraksti Kanādā ir likumīgi?, bet ES līmeņu sistēma — rakstā eIDAS: SES, AdES un QES.

Kur dokuments jāliecina vai jāapliecina, šī prasība attiecas uz valsts vai provinces tiesībām, nevis uz elektroniskā paraksta tiesībām.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai elektronisks paraksts ir notariāli jāapliecina?

Parasti nē. Ne ESIGN Act, ne UETA neprasa elektroniskā paraksta notariālu apliecinājumu — abi likumi pastāv, lai dokumentu nenoraidītu tāpēc, ka tas ir elektronisks, nevis lai pievienotu formalitātes. Kur apliecinājums ir prasīts, prasība izriet no tiesībām, kas regulē attiecīgo dokumentu veidu, un tā attiecas neatkarīgi no tā, vai dokumentu paraksta uz papīra vai ekrānā. Tāpēc jautājiet, vai šim dokumentam notārs vispār ir vajadzīgs: ja uz papīra nav, elektroniska parakstīšana šo prasību nerada.

Vai elektroniskam parakstam vajadzīgs liecinieks?

Ne kā vispārējs noteikums. Federālas prasības liecināt elektronisku parakstu nav, un elektroniskā paraksta tiesības to nepievieno. Liecinieku prasības ir piesaistītas konkrētiem instrumentiem — vispirms testamentiem un dažos štatos atsevišķiem nekustamā īpašuma dokumentiem, pilnvarām un veselības aprūpes priekšnorādījumiem — un izriet no štata tiesībām, kas regulē attiecīgo instrumentu. Parastiem komerclīgumiem, konfidencialitātes līgumiem, darba piedāvājumiem un daudzos štatos arī nomas līgumiem liecinieks nav vajadzīgs — ne uz papīra, ne ekrānā.

Vai notārs var apliecināt elektronisku parakstu?

Jā. 15 U.S.C. § 7001(g) nosaka: ja likums prasa, lai paraksts vai dokuments “tiktu notariāli apliecināts, atzīts, pārbaudīts vai sniegts ar zvērestu”, tad “šī prasība ir izpildīta, ja tās personas elektroniskais paraksts, kura pilnvarota veikt šādas darbības” — kopā ar visu pārējo, ko prasa citas tiesību normas, — “ir pievienots parakstam vai dokumentam vai loģiski ar tiem saistīts”. UETA 11. pants pārnes to pašu noteikumu štatu tiesībās. Ko neviens no abiem likumiem nedara — tie nevienu neieceļ: notāram jābūt spēkā esošam štata pilnvarojumam un jāievēro procedūra, ko viņa štats nosaka elektroniskām notariālām darbībām.

Kāda ir atšķirība starp elektronisku apliecinājumu un attālinātu tiešsaistes apliecinājumu?

Tā ir parakstītāja atrašanās vieta. Elektroniskā apliecinājumā parakstītājs ierodas pie notāra personīgi, un notārs paraksta un apzīmogo elektronisku dokumentu papīra dokumenta vietā. Attālinātā tiešsaistes apliecinājumā (RON) parakstītājs piedalās tiešsaistes audio un video saziņā no citas vietas, un notāram jāievēro papildu identitātes pārbaudes un sesijas ierakstīšanas noteikumi, ko viņa štats nosaka attālinātām darbībām. Abas ir notariālas darbības, ko veic iecelts notārs — viena maina datu nesēju, otra maina telpu. Kuru no tām štats atļauj un ar kādiem nosacījumiem, ir štata tiesību jautājums, un § 7001(g) attiecas tikai uz pirmo: tas ļauj notāra parakstam būt elektroniskam un neko nesaka par attālumu.

Vai attālinātais tiešsaistes apliecinājums ir likumīgs visos štatos?

Nē — ne visur, un tur, kur ir, ne ar vienādiem nosacījumiem. RON ir plaši ieviests, taču katrs štats pats izlemj, vai to atļaut, kādi tehniskie un identitātes pārbaudes standarti piemērojami, kur jāatrodas notāram un kas jāieraksta un jāsaglabā. Turklāt pieņemts nenozīmē spēkā esošs: piemēram, Kalifornijas 2023. gada RON likums padara tiešsaistes notariālās darbības pieejamas tikai tad, kad Secretary of State ir sertificējis tehnoloģiju, ar galīgo termiņu 2030. gada 1. janvārī. Mēs šeit nenorādām štatu skaitu, jo tas ātri noveco; ar avotiem pamatotie ieviešanas skaitļi, ar pārbaudes datumu, atrodami rakstā Vai elektroniskie paraksti ir spēkā nekustamā īpašuma darījumos?, bet autoritatīvo atbildi par jūsu štatu sniedz tā Secretary of State vai attiecīgā ieceļošā iestāde.

Vai liecinieks var parakstīt elektroniski vai vērot pa video?

Federālās tiesības neizšķir ne vienu, ne otru. § 7001(g) nosauc tikai notariālu apliecinājumu, atzīšanu, pārbaudi un zvērestu — liecināšanas tā sarakstā nav —, un § 7001(b)(1) atstāj neskartu jebkuru citu tiesisku prasību, “izņemot prasību, lai līgumi vai citi dokumenti būtu rakstveidā, parakstīti vai neelektroniskā formā”. Noteikums, ka lieciniekam jābūt fiziski klāt, kad jūs parakstāt, ir noteikums par procedūru, nevis par formu, tāpēc ESIGN Act to neatceļ. Vai liecinieks drīkst parakstīt ekrānā vai piedalīties pa video, tātad izlemj štata tiesības, kas regulē attiecīgo dokumentu, un tas atšķiras pēc štata un instrumenta. Testamenti, kurus ESIGN Act neaptver vispār, ir skaidrākais gadījums: sk. Vai testamentu var parakstīt elektroniski?

Vai parakstīšana elektroniskā paraksta platformā ir notariāls apliecinājums?

Nē. Notariāls apliecinājums ir darbība, ko veic iecelts notārs — tas pārbauda parakstītāja identitāti, pārliecinās, ka tas paraksta brīvprātīgi, un pievieno savu parakstu un zīmogu. Elektroniskā paraksta platforma fiksē, kas parakstīja, kad un ka dokuments kopš tā laika nav mainījies; tas ir parakstīšanas pierādījums, nevis notariāla darbība, un neviena programmatūra pati par sevi nepadara dokumentu notariāli apliecinātu. Signatura nav apliecināšanas pakalpojums un nevienu nepadara par notāru. Ja jūsu dokuments jāapliecina notariāli, jums vajadzīgs notārs — klātienē vai, kur jūsu štats to atļauj, platformā, kas veidota attālinātām notariālām darbībām.

---

Avoti: ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7001 · § 7003, izņēmumi · Uniform Law Commission, Uniform Electronic Transactions Act (1999).