Braucht eine elektronische Signatur Zeugen oder eine Notarin?

Diese Seite zitiert, was die Gesetze tatsächlich sagen, mit einem Link zu jeder Quelle. Sie erklärt das Recht allgemein — sie ist keine Rechtsberatung und kann nicht sagen, was Ihr konkretes Dokument verlangt. Fragen Sie dafür eine Anwältin oder einen Anwalt in Ihrer Rechtsordnung.

Drei Dinge, die häufig verwechselt werden

Zunächst: Das ist nicht dasselbe.

Zeugenschaft — eine dritte Person sieht Ihnen beim Unterschreiben zu und unterschreibt selbst, um zu bestätigen, dass sie es gesehen hat. Eine besondere Bestellung ist nicht nötig; Zeuge ist meist eine unbeteiligte erwachsene Person.

Beurkundung (notarization) — eine bestellte Urkundsperson prüft Ihre Identität, vergewissert sich, dass Sie freiwillig unterschreiben, und setzt eigenes Siegel und eigene Unterschrift. In den USA ist ein notary public ein staatlich bestellter Amtsträger.

Fernbeurkundung (remote online notarization, RON) — Beurkundung über eine Live-Video-Verbindung statt im selben Raum. Sie ist eine Methode der Beurkundung, kein eigener Rechtsakt.

Diese drei werden oft behandelt, als wären sie austauschbar. Sie sind es nicht, sie werden in unterschiedlichen Fällen verlangt, und die meisten alltäglichen Vereinbarungen brauchen keines davon.

Die meisten Dokumente brauchen keines von beiden

Das ist die Antwort für die Mehrheit der Leserinnen und Leser. Gewöhnliche geschäftliche und verbraucherbezogene Vereinbarungen — Dienstleistungsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen, Arbeitsangebote, Kaufverträge, in vielen Bundesstaaten auch Mietverträge — sind allein mit den Unterschriften der Parteien wirksam.

Weder der ESIGN Act noch der UETA stellt ein Zeugen- oder Beurkundungserfordernis auf. Es sind ermöglichende Gesetze: Ihre Funktion ist zu verhindern, dass einem elektronischen Dokument die Wirkung abgesprochen wird, weil es elektronisch ist. Besteht ein solches Erfordernis, folgt es aus anderer Quelle — einem besonderen Gesetz für diese Dokumentart, den Formvorschriften eines Bundesstaates oder einer Klausel im Vertrag selbst.

Die praktische Frage lautet daher nie „Braucht eine elektronische Signatur eine Urkundsperson?“, sondern „Braucht dieses Dokument eine Urkundsperson — ob auf Papier oder am Bildschirm?“ Lautet die Antwort auf Papier nein, entsteht das Erfordernis durch den Wechsel ins Elektronische nicht.

Wo Beurkundung verlangt wird, regelt der ESIGN Act das ausdrücklich

Verlangt ein Gesetz eine Beurkundung, sieht das Bundesrecht die elektronische Vornahme vor. 15 U.S.C. § 7001(g) bestimmt:

„Verlangt ein Gesetz, eine Verordnung oder eine sonstige Rechtsvorschrift, dass eine Signatur oder ein Dokument, das eine Transaktion im zwischenstaatlichen oder Außenhandel betrifft, beurkundet, anerkannt, bestätigt oder eidlich versichert wird, so ist dieses Erfordernis erfüllt, wenn die elektronische Signatur der zur Vornahme dieser Handlungen befugten Person zusammen mit allen weiteren nach anderen Rechtsvorschriften erforderlichen Angaben der Signatur oder dem Dokument beigefügt oder logisch mit ihr verknüpft ist.“

Daraus folgt zweierlei.

Erstens ist ein Beurkundungserfordernis auf Bundesebene kein Hindernis für elektronisches Unterzeichnen. Das Gesetz sieht ausdrücklich vor, dass die Urkundsperson elektronisch signiert.

Zweitens — und hier liegt der Stolperstein — sagt § 7001(g), dass das Erfordernis erfüllt werden kann. Er ermächtigt keine bestimmte Urkundsperson, schreibt nicht vor, wie sie die Identität zu prüfen hat, und erlaubt ihr nicht, aus der Ferne zu handeln. Wer beurkunden darf und nach welchem Verfahren, ist Recht des Bundesstaates. Urkundspersonen werden von Bundesstaaten bestellt und sind an deren Regeln gebunden.

Fernbeurkundung ist Sache der einzelnen Bundesstaaten

RON — Urkundsperson und Unterzeichnende an verschiedenen Orten, verbunden über Live-Video — ist in den USA breit eingeführt, aber Ermächtigung, technische Standards, Identitätsprüfung sowie Journal- und Aufzeichnungspflichten werden auf Ebene der Bundesstaaten festgelegt und unterscheiden sich.

Weil sich diese Landschaft rasch verändert hat und weiter verändert, nennen wir hier bewusst keine Anzahl von Bundesstaaten: Jede Zahl wäre bald überholt, und eine veraltete Angabe auf einer Rechtsseite ist schlechter als gar keine. Prüfen Sie beim Secretary of State Ihres Bundesstaates (oder der entsprechenden bestellenden Behörde) den aktuellen Stand — das ist ohnehin die maßgebliche Quelle.

Zwei allgemein gültige Hinweise:

• Eine Urkundsperson ist regelmäßig an das Recht des bestellenden Bundesstaates gebunden, und meist bestehen Vorgaben, wo sie sich während der Handlung körperlich aufhalten muss. Wo sich die unterzeichnende Person befindet, behandeln die Bundesstaaten unterschiedlich.
• RON ist fast immer mit besonderen Identitätsprüfungsschritten verbunden — typischerweise wissensbasierte Authentifizierung und Ausweisprüfung — sowie mit der Pflicht, die Sitzung aufzuzeichnen und aufzubewahren. Das ist deutlich strenger als gewöhnliches elektronisches Unterzeichnen.

Braucht Ihr Dokument eine Beurkundung, benötigen Sie in der Regel eine Urkundsperson auf einer für notarielle Handlungen gebauten Plattform. Allgemeine Signatursoftware, auch Signatura, ist kein Beurkundungsdienst und macht niemanden zur Urkundsperson.

Zeugenerfordernisse folgen aus dem Dokument, nicht aus der Signatur

Es gibt keine allgemeine bundesrechtliche Regel, dass eine elektronische Signatur bezeugt werden muss. Wo Zeugenschaft verlangt wird, folgt sie aus dem Recht, das für dieses Rechtsgeschäft gilt — und diese Anforderungen sind oft weit älter als das elektronische Unterzeichnen, weshalb sie sich am Bildschirm mitunter schlecht erfüllen lassen.

Testamente sind das deutlichste Beispiel. Sie sind vom ESIGN Act zugleich vollständig ausgenommen: 15 U.S.C. § 7003(a)(1) nimmt „ein Testament, ein Kodizill oder einen testamentarischen Trust“ aus, sodass die ermöglichende Regel des ESIGN Act sie schlicht nicht erfasst. Ob ein Testament überhaupt elektronisch errichtet und bezeugt werden kann, richtet sich vollständig nach dem Recht des Bundesstaates, und die Bundesstaaten unterscheiden sich hier erheblich.

Weitere Bereiche, in denen Zeugenschaft oder zusätzliche Formerfordernisse häufig auftreten, sind bestimmte Grundstücksurkunden, Vollmachten, Patientenverfügungen und einzelne familienrechtliche Dokumente. Das variiert nach Bundesstaat und Dokumentart — genau die Art Frage, für die sich zehn Minuten anwaltlicher Rat mehr lohnen als eine Vermutung.

Die vollständige Ausnahmeliste des ESIGN Act behandeln wir in Sind elektronische Signaturen rechtsgültig?.

Was in der Praxis zu tun ist

Beginnen Sie beim Dokument, nicht bei der Technik. Fragen Sie, welche Formerfordernisse dieses Rechtsgeschäft auf Papier hat. Diese Antwort überträgt sich fast immer.

Lautet die Antwort „keine“ — was für die meisten Geschäftsvereinbarungen zutrifft —, genügt eine einfache elektronische Signatur, und es kommt anschließend auf den Nachweis an: Identität, Zeitstempel und ein Nachweis, dass sich das Dokument seit der Unterzeichnung nicht verändert hat.

Ist eine Beurkundung erforderlich, ziehen Sie eine Urkundsperson hinzu. Das Bundesrecht erlaubt ihr elektronisches Handeln; das Verfahren regelt der Bundesstaat.

Ist Zeugenschaft erforderlich, prüfen Sie, ob Ihr Bundesstaat sie für genau diese Dokumentart elektronisch zulässt, bevor Sie es voraussetzen.

Außerhalb der Vereinigten Staaten

Formerfordernisse unterscheiden sich erheblich nach Land und oft nach Dokument. Das Vereinigte Königreich etwa hat besondere Regeln für die Bezeugung von deeds. Kanadas Rahmen behandeln wir in Sind elektronische Signaturen in Kanada rechtsgültig?, das Stufensystem der EU in eIDAS erklärt: SES, AdES und QES.

Wo ein Dokument bezeugt oder beurkundet werden muss, folgt dieses Erfordernis aus nationalem oder Provinzrecht, nicht aus dem Recht der elektronischen Signatur.