Нужен ли электронной подписи свидетель или нотариус?

На этой странице приводится то, что действительно написано в законах, со ссылкой на каждый источник. Право объясняется в общих чертах — это не юридическая консультация, и страница не может сказать, чего требует именно ваш документ. Для этого обратитесь к юристу в вашей юрисдикции.

Три вещи, которые часто смешивают

Прежде всего: это не одно и то же.

Свидетельствование — третье лицо видит, как вы подписываете, и подписывается само, удостоверяя, что видело это. Особых полномочий не требуется; свидетелем обычно выступает незаинтересованное совершеннолетнее лицо.

Нотариальное удостоверение — назначенный нотариус проверяет вашу личность, убеждается, что вы подписываете добровольно, и ставит собственные печать и подпись. В США notary public — публичное должностное лицо, назначаемое штатом.

Дистанционное онлайн-удостоверение (RON) — удостоверение по прямой аудио- и видеосвязи, а не в одном помещении. Это способ удостоверения, а не отдельный юридический акт.

О них часто говорят как о взаимозаменяемых. Это не так: они требуются в разных случаях, и большинству повседневных соглашений не нужно ни одно из них.

Большинству документов не нужно ни одно из них

Это ответ для большинства читателей. Обычные коммерческие и потребительские соглашения — договоры оказания услуг, соглашения о неразглашении, технические задания, предложения о работе, договоры купли-продажи, во многих штатах договоры аренды — имеют силу при наличии подписей одних лишь сторон.

Ни ESIGN Act, ни UETA не устанавливает требования о свидетеле или нотариусе. Это разрешающие законы: их задача — не допустить, чтобы электронному документу отказали в силе потому, что он электронный. Если такое требование существует, оно происходит из другого источника — специального закона об этом виде документов, формальных требований штата к конкретному инструменту или условия самого договора.

Поэтому практический вопрос звучит не «нужен ли электронной подписи нотариус?», а «нужен ли нотариус этому документу — хоть на бумаге, хоть на экране?». Если на бумаге ответ отрицательный, переход в электронную форму этого требования не создаёт.

Там, где удостоверение требуется, ESIGN Act решает вопрос прямо

Если закон требует нотариального удостоверения, федеральная норма предусматривает электронное совершение. 15 U.S.C. § 7001(g) устанавливает:

«Если закон, подзаконный акт или иная правовая норма требует, чтобы подпись или документ, относящийся к сделке в межштатной или внешней торговле либо затрагивающий её, был нотариально удостоверен, признан, засвидетельствован или совершён под присягой, это требование считается выполненным, если электронная подпись лица, уполномоченного совершать такие действия, вместе со всеми иными сведениями, включение которых требуется другим законом, подзаконным актом или правовой нормой, присоединена к подписи или документу либо логически с ними связана».

Отсюда следует два вывода.

Во-первых, на федеральном уровне требование нотариального удостоверения не является препятствием для электронного подписания. Норма прямо предполагает, что уполномоченное лицо подписывает электронно.

Во-вторых — и здесь чаще всего спотыкаются — § 7001(g) говорит, что требование может быть выполнено электронно. Он не уполномочивает конкретного нотариуса, не предписывает, как тот должен проверять личность, и не разрешает ему действовать дистанционно. Кто вправе удостоверять и по какой процедуре — вопрос права штата. Нотариусы назначаются штатами и связаны правилами назначившего их штата.

Дистанционное удостоверение регулируется каждым штатом отдельно

RON — когда нотариус и подписант находятся в разных местах и связаны прямой аудио- и видеосвязью — широко внедрено в США, однако полномочия, технические стандарты, требования к проверке личности, а также обязанности по ведению журнала и записи устанавливаются на уровне штатов и различаются.

Поскольку эта картина быстро менялась и продолжает меняться, мы намеренно не приводим здесь число штатов: любая цифра вскоре устареет, а устаревшие данные на правовой странице хуже, чем их отсутствие. Уточните текущее положение у Secretary of State вашего штата (или у соответствующего назначающего органа) — это в любом случае авторитетный источник.

Два практических замечания общего характера:

• Нотариус, как правило, связан правилами назначившего его штата, и обычно есть требования к тому, где он должен физически находиться во время совершения действия. Местонахождение подписанта штаты трактуют по-разному.
• RON почти всегда сопровождается особыми шагами проверки личности — обычно аутентификацией на основе знаний и анализом удостоверяющих документов — а также обязанностью записывать и хранить сессию. Это заметно строже обычного электронного подписания.

Если вашему документу требуется удостоверение, обычно нужен нотариус на платформе, созданной для нотариальных действий. Универсальное ПО для электронной подписи, включая Signatura, не является нотариальной службой и никого не делает нотариусом.

Требования о свидетелях вытекают из документа, а не из подписи

Общей федеральной нормы, требующей свидетельствования электронной подписи, не существует. Там, где свидетель требуется, это следует из права, регулирующего данный инструмент, и такие требования зачастую намного старше электронного подписания — поэтому на экране их бывает неудобно исполнить.

Завещания — самый наглядный пример. Они к тому же полностью исключены из ESIGN Act: 15 U.S.C. § 7003(a)(1) исключает «завещание, кодицилл или завещательный траст», так что разрешающая норма ESIGN Act их попросту не охватывает. Может ли завещание вообще быть подписано и засвидетельствовано электронно, целиком зависит от права штата, и штаты здесь существенно расходятся — эту картину, Uniform Electronic Wills Act и штаты, где он принят, мы разбираем в материале Можно ли подписать завещание электронно?

Другие категории, где свидетельствование или дополнительные формальности встречаются часто: отдельные документы по недвижимости, доверенности, медицинские распоряжения на будущее и некоторые семейно-правовые документы. Это различается по штатам и по видам документов — и это ровно тот вопрос, на который стоит потратить десять минут с юристом, а не строить догадки.

Полный перечень исключений ESIGN Act мы разбираем в материале Имеют ли электронные подписи юридическую силу?.

Что делать на практике

Начинайте с документа, а не с технологии. Спросите, каких формальностей этот инструмент требует на бумаге. Этот ответ почти всегда переносится.

Если ответ «никаких» — а так обстоит дело с большинством деловых соглашений — достаточно простой электронной подписи, и дальше важна доказательственная сторона: личность, отметки времени и запись, показывающая, что документ не менялся с момента подписания.

Если требуется удостоверение, привлеките нотариуса. Федеральное право разрешает ему действовать электронно; порядок определяет право штата.

Если требуется свидетель, проверьте, допускает ли ваш штат электронное свидетельствование именно для этого вида документа, прежде чем исходить из того, что допускает.

За пределами Соединённых Штатов

Формальные требования существенно различаются по странам и часто по видам документов. В Великобритании, например, действуют особые правила о свидетельствовании deeds. Канадские правила изложены в материале Законны ли электронные подписи в Канаде?, а уровневая система ЕС — в материале eIDAS: SES, AdES и QES.

Там, где документ должен быть засвидетельствован или удостоверен, это требование относится к национальному или провинциальному праву, а не к праву об электронной подписи.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли нотариально удостоверять электронную подпись?

Как правило, нет. Ни ESIGN Act, ни UETA не требует нотариального удостоверения электронной подписи — оба закона существуют для того, чтобы документу не отказали в силе потому, что он электронный, а не для добавления формальностей. Там, где удостоверение требуется, требование вытекает из права, регулирующего данный вид документов, и действует независимо от того, подписан документ на бумаге или на экране. Поэтому спросите, нужен ли нотариус этому документу вообще: если на бумаге не нужен, электронное подписание этого требования не создаёт.

Нужен ли электронной подписи свидетель?

Как общее правило — нет. Федерального требования о свидетельствовании электронной подписи не существует, и право об электронной подписи его не добавляет. Требования о свидетелях привязаны к конкретным инструментам — прежде всего к завещаниям, а в некоторых штатах к отдельным документам по недвижимости, доверенностям и медицинским распоряжениям на будущее — и вытекают из права штата, регулирующего этот инструмент. Обычные коммерческие договоры, соглашения о неразглашении, предложения о работе и во многих штатах договоры аренды свидетеля не требуют — ни на бумаге, ни на экране.

Может ли нотариус удостоверить электронную подпись?

Да. 15 U.S.C. § 7001(g) устанавливает: если закон требует, чтобы подпись или документ «был нотариально удостоверен, признан, засвидетельствован или совершён под присягой», то «это требование считается выполненным, если электронная подпись лица, уполномоченного совершать такие действия» — вместе со всем прочим, чего требует иное право, — «присоединена к подписи или документу либо логически с ними связана». § 11 UETA переносит то же правило в право штатов. Чего ни один из двух законов не делает — так это не назначает никого нотариусом: нотариус должен иметь действующее назначение и соблюдать процедуру, которую его штат предписывает для электронных нотариальных действий.

В чём разница между электронным удостоверением и дистанционным онлайн-удостоверением?

В том, где находится подписант. При электронном удостоверении подписант является к нотариусу лично, а нотариус подписывает и скрепляет печатью электронный документ вместо бумажного. При дистанционном онлайн-удостоверении (RON) подписант является по прямой аудио- и видеосвязи из другого места, а нотариус обязан соблюдать дополнительные правила проверки личности и записи сессии, которые его штат устанавливает для дистанционных действий. И то и другое — нотариальные действия назначенного нотариуса: одно меняет носитель, другое — помещение. Какое из них разрешает штат и на каких условиях — вопрос права штата, а § 7001(g) касается только первого: он позволяет подписи нотариуса быть электронной и ничего не говорит о расстоянии.

Законно ли дистанционное онлайн-удостоверение во всех штатах?

Нет — не везде, и там, где законно, не на одних и тех же условиях. RON внедрено широко, но каждый штат сам решает, разрешать ли его, какие технические стандарты и требования к проверке личности применяются, где должен находиться нотариус и что нужно записывать и хранить. Принят — ещё не значит действует: например, калифорнийский закон о RON 2023 года открывает онлайн-нотариальные действия лишь после того, как Secretary of State сертифицирует технологию, с предельным сроком 1 января 2030 года. Мы не приводим здесь число штатов, потому что оно быстро устаревает; подтверждённые источниками данные о внедрении, с датой проверки, есть в материале Законна ли электронная подпись в сделках с недвижимостью?, а авторитетный ответ для вашего штата даёт его Secretary of State или соответствующий назначающий орган.

Может ли свидетель подписать электронно или наблюдать по видеосвязи?

Федеральное право не решает ни того, ни другого. § 7001(g) называет только нотариальное удостоверение, признание, заверение и присягу — о свидетелях в нём не говорится, — а § 7001(b)(1) оставляет нетронутым любое иное правовое требование, «за исключением требования о том, чтобы договоры или иные документы были составлены в письменной форме, подписаны или существовали в неэлектронной форме». Правило о том, что свидетель должен физически присутствовать при вашем подписании, — это правило о процедуре, а не о форме, поэтому ESIGN Act его не отменяет. Может ли свидетель подписать на экране или присутствовать по видеосвязи, решает, следовательно, право штата, регулирующее данный документ, и оно различается по штатам и по видам инструментов. Завещания, которых ESIGN Act не касается вовсе, — самый наглядный случай: см. Можно ли подписать завещание электронно?

Считается ли подписание через платформу электронной подписи нотариальным удостоверением?

Нет. Нотариальное удостоверение — это действие назначенного нотариуса: он проверяет личность подписанта, убеждается, что тот подписывает добровольно, и ставит собственные подпись и печать. Платформа электронной подписи фиксирует, кто подписал, когда и что документ с тех пор не менялся; это доказательство подписания, а не нотариальное действие, и никакое программное обеспечение само по себе не делает документ нотариально удостоверенным. Signatura не является нотариальной службой и никого не делает нотариусом. Если ваш документ должен быть нотариально удостоверен, вам нужен нотариус — лично или, где это разрешает ваш штат, через платформу, созданную для дистанционных нотариальных действий.

---

Источники: ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7001 · § 7003, изъятия · Uniform Law Commission, Uniform Electronic Transactions Act (1999).