¿Una firma electrónica necesita testigo o notario?

Esta página cita lo que dicen realmente las leyes, con un enlace a cada fuente. Explica la ley en términos generales — no es asesoramiento jurídico y no puede decirle qué exige su documento concreto. Para eso, consulte a un abogado de su jurisdicción.

Tres cosas que se confunden

Antes de nada, estas no son lo mismo:

Testificación — un tercero le ve firmar y firma él mismo, atestiguando que lo vio. No se necesita ninguna credencial especial; el testigo suele ser simplemente un adulto desinteresado.

Notarización — un notario público con nombramiento verifica su identidad, confirma que firma voluntariamente y aplica su propio sello y firma. En EE. UU. el notario es un funcionario público con nombramiento estatal.

Notarización remota en línea (RON) — notarización realizada por audio y vídeo en directo en lugar de en la misma sala. Es un método de notarizar, no un acto jurídico distinto.

Se habla de ellas como si fueran intercambiables. No lo son, se exigen en circunstancias distintas y la mayoría de los acuerdos cotidianos no necesitan ninguna.

La mayoría de los documentos no necesitan ninguna

Esta es la respuesta para la mayoría. Los acuerdos comerciales y de consumo ordinarios — contratos de servicios, acuerdos de confidencialidad, pliegos de trabajo, ofertas de empleo, contratos de venta, arrendamientos en muchos estados — son exigibles con las firmas de las partes solas.

Ni la ESIGN Act ni la UETA imponen un requisito de testificación o notarización. Son leyes habilitantes: su función es impedir que a un documento electrónico se le nieguen efectos por ser electrónico. Cuando tal requisito existe, viene de otro sitio — una ley específica para ese tipo de documento, las formalidades estatales para un instrumento concreto, o una cláusula del propio contrato.

Así que la pregunta práctica nunca es «¿necesita notario una firma electrónica?». Es «¿necesita notario este documento, se firme en papel o en pantalla?». Si en papel la respuesta es no, pasar a electrónico no crea el requisito.

Donde se exige notarización, la ESIGN Act lo aborda directamente

Si una ley exige notarización, la norma federal prevé la ejecución electrónica. 15 U.S.C. § 7001(g) dispone:

«Si una ley, reglamento u otra norma jurídica exige que una firma o documento relativo a una transacción en el comercio interestatal o exterior, o que lo afecte, sea notarizado, reconocido, verificado o hecho bajo juramento, ese requisito se cumple si la firma electrónica de la persona autorizada para realizar esos actos, junto con toda la demás información que otra ley, reglamento o norma jurídica exija incluir, está adjuntada a la firma o documento o asociada lógicamente con ellos».

De ahí se siguen dos cosas.

Primera: a nivel federal, un requisito de notarización no es un obstáculo para firmar electrónicamente. La norma contempla expresamente que el notario firme de forma electrónica.

Segunda — y aquí está el tropiezo — el § 7001(g) dice que el requisito puede cumplirse electrónicamente. No autoriza a ningún notario concreto a actuar, ni dice cómo debe verificar la identidad, ni le permite hacerlo a distancia. Quién puede notarizar, y con qué procedimiento, es derecho estatal. Los notarios son nombrados por los estados y quedan sujetos a las reglas del estado que los nombró.

La notarización remota en línea es estado por estado

La RON — notario y firmante en lugares distintos, conectados por audio y vídeo en directo — se ha adoptado de forma amplia en Estados Unidos, pero la habilitación, los estándares tecnológicos, los requisitos de comprobación de identidad y las obligaciones de registro y grabación se fijan a nivel estatal y difieren entre estados.

Como ese panorama ha cambiado con rapidez y sigue cambiando, deliberadamente no publicamos aquí un recuento de estados: cualquier cifra quedaría desactualizada pronto, y un dato caduco en una página jurídica es peor que ninguno. Consulte a la Secretaría de Estado de su estado (o autoridad equivalente que expide los nombramientos) para conocer la situación actual, que es en cualquier caso la fuente autorizada.

Dos puntos prácticos de validez general:

• Un notario suele estar sujeto a las reglas del estado que lo nombró, y normalmente hay requisitos sobre dónde debe encontrarse físicamente durante el acto. Dónde se encuentra el firmante se trata de forma distinta según el estado.
• La RON casi siempre conlleva pasos específicos de comprobación de identidad — típicamente autenticación basada en conocimiento y análisis de credenciales — más la obligación de grabar y conservar la sesión. Son requisitos notablemente más estrictos que la firma electrónica ordinaria.

Si su documento necesita notarización, normalmente necesita un notario en una plataforma construida para actos notariales. El software de firma electrónica de propósito general, incluida Signatura, no es un servicio de notarización y no convierte a nadie en notario.

Los requisitos de testificación vienen del documento, no de la firma

No existe una regla federal general que exija que una firma electrónica sea testificada. Cuando se exige testigo, proviene de la ley que rige ese instrumento, y esos requisitos suelen ser muy anteriores a la firma electrónica — razón por la cual pueden resultar incómodos de cumplir en pantalla.

Los testamentos son el ejemplo más claro. También están excluidos por completo de la ESIGN Act: 15 U.S.C. § 7003(a)(1) excluye «un testamento, codicilo o trust testamentario», de modo que la regla habilitante de la ESIGN Act simplemente no los alcanza. Que un testamento pueda firmarse y testificarse electrónicamente depende por entero del derecho estatal, y los estados difieren notablemente — ese mapa, la Uniform Electronic Wills Act y dónde se ha promulgado, está en ¿se puede firmar un testamento electrónicamente?

Otras categorías donde la testificación o formalidades adicionales aparecen con frecuencia incluyen ciertos instrumentos sobre bienes inmuebles, poderes de representación, instrucciones previas sanitarias y algunos documentos de derecho de familia. Varían por estado y por documento, y es exactamente el tipo de cuestión que merece diez minutos con un abogado en lugar de una suposición.

Tratamos la lista completa de exclusiones de la ESIGN Act en ¿Son legalmente vinculantes las firmas electrónicas?.

Qué hacer en la práctica

Empiece por el documento, no por la tecnología. Pregunte qué formalidades exige este instrumento en papel. Esa respuesta casi siempre se traslada.

Si la respuesta es «ninguna» — como ocurre con la mayoría de los acuerdos comerciales — basta una firma electrónica simple, y lo que importa después es la prueba: identidad, marcas de tiempo y un registro que muestre que el documento no ha cambiado desde la firma.

Si se exige notarización, use un notario. La ley federal le permite actuar electrónicamente; el derecho estatal rige cómo.

Si se exige testigo, compruebe si su estado lo permite electrónicamente para ese tipo concreto de documento antes de darlo por supuesto.

Fuera de Estados Unidos

Las formalidades difieren mucho por país y a menudo por documento. El Reino Unido, por ejemplo, tiene reglas particulares sobre la testificación de deeds. El marco canadiense está en ¿Son legales las firmas electrónicas en Canadá?, y el sistema por niveles de la UE en eIDAS explicado: SES, AdES y QES.

Cuando un documento debe ser testificado o notarizado, ese requisito es materia de derecho nacional o provincial, no de la ley de firma electrónica.