PDF online unterschreiben (Schritt für Schritt)

Mit „ein PDF online unterschreiben” sind zwei Situationen gemeint: ein Dokument selbst unterschreiben und ein Dokument an eine andere Person zum Unterschreiben senden. Beides dauert in jedem modernen Tool für elektronische Signaturen nur wenige Minuten. So funktioniert jede der beiden Varianten – und so stellen Sie sicher, dass das Ergebnis auch wirklich Bestand hat.

Option 1: Ein PDF selbst unterschreiben

1. Wählen Sie ein Tool für elektronische Signaturen und laden Sie Ihr PDF hoch. Die meisten Tools akzeptieren PDF, und viele akzeptieren auch DOCX und Bilder.
2. Platzieren Sie ein Signaturfeld an der Stelle, an der Sie unterschreiben müssen. Manche Tools, darunter Signatura, können automatisch erkennen, wohin Felder gehören, sodass Sie sie nicht von Hand platzieren müssen.
3. Fügen Sie Ihre Signatur hinzu – zeichnen Sie sie mit Maus oder Finger, tippen Sie sie in einer Signaturschrift oder laden Sie ein Bild Ihrer Unterschrift hoch.
4. Füllen Sie alle weiteren Felder aus – Datum, Initialen, Text, Kontrollkästchen.
5. Schließen Sie ab und laden Sie das fertige PDF herunter. Ein gutes Tool versiegelt die Datei, sodass jede spätere Änderung erkennbar ist.

Option 2: Ein PDF an eine andere Person zum Unterschreiben senden

1. Laden Sie das PDF hoch, das unterschrieben werden soll.
2. Fügen Sie Unterzeichner per E-Mail hinzu. Wenn mehr als eine Person unterschreiben muss, wählen Sie, ob nacheinander (sequenziell) oder gleichzeitig (parallel) unterschrieben wird.
3. Platzieren Sie Felder für jeden Unterzeichner – weisen Sie jedes Signatur-, Initialen-, Datums- oder Textfeld der Person zu, die es ausfüllen soll.
4. Senden. Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link und unterschreibt im Browser. Ein Konto beim Tool ist nicht erforderlich.
5. Verfolgen Sie den Fortschritt und erhalten Sie das fertige Dokument. Wenn alle unterschrieben haben, erhalten alle Beteiligten das fertige PDF – idealerweise mit einem Abschlusszertifikat und einem Audit-Trail.

Stellen Sie sicher, dass das unterschriebene PDF rechtsverbindlich ist

Ein PDF zu unterschreiben, ist nur dann sinnvoll, wenn es später auch Bestand hat. Drei Dinge machen den Unterschied:

• Absicht und Einwilligung. Der Unterzeichner unternimmt eine bewusste Handlung, um zu unterschreiben, und willigt ein, dies elektronisch zu tun. Dies ist nach dem ESIGN Act und eIDAS erforderlich.
• Ein Audit-Trail. Das Tool zeichnet für jede Aktion auf, wer wann und von wo unterschrieben hat (Zeitstempel und IP).
• Ein manipulationssicheres Siegel. Das fertige Dokument wird versiegelt – zum Beispiel mit einem SHA-256-Hash –, sodass jede Änderung nach dem Unterschreiben erkannt werden kann. Signatura versiegelt jedes fertige Dokument und ermöglicht es jedem, es erneut zu verifizieren; siehe wie wir Dokumente sichern.

Eine fotografierte oder eingescannte Unterschrift bietet nichts davon – deshalb ist ein spezialisiertes Tool für elektronische Signaturen ein weitaus stärkerer Nachweis als das Versenden eines Bildes Ihrer Unterschrift per E-Mail.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ein PDF kostenlos online unterschreiben?

Viele Tools bieten eine kostenlose Testphase oder einen eingeschränkten kostenlosen Tarif für das Unterschreiben einer geringen Anzahl von Dokumenten. Signatura umfasst eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte. Für die fortlaufende Nutzung oder die Nutzung im Team benötigen Sie in der Regel einen kostenpflichtigen Tarif.

Benötigt die andere Person ein Konto, um zu unterschreiben?

Nein. Bei den meisten Tools für elektronische Signaturen erhalten Unterzeichner einen Link per E-Mail und unterschreiben im Browser, ohne ein Konto anzulegen. Nur die Person, die Dokumente versendet, benötigt ein Konto.

Welche Dateitypen kann ich unterschreiben?

PDF ist universell. Viele Tools, darunter Signatura, akzeptieren auch DOCX und Bilddateien (PNG, JPG), wandeln sie in ein signaturbereites Format um und liefern am Ende ein versiegeltes PDF.

Ist eine mit der Maus gezeichnete Signatur rechtsgültig?

Ja. Eine gezeichnete, getippte oder hochgeladene Signatur kann jeweils eine gültige elektronische Signatur sein, solange die Absicht zu unterschreiben besteht und die Signatur mit dem Dokument verknüpft ist. Siehe Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

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Bereit, es auszuprobieren? Starten Sie eine kostenlose Testphase von Signatura oder lesen Sie, wie wir Dokumente sicher halten.