¿Son legales las firmas electrónicas en los contratos de trabajo?

Cartas de oferta, contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, acuses de recibo de políticas internas, contratos con autónomos: casi todo puede firmarse electrónicamente, y la mayor parte ya se firma así. Aun así conviene plantear la pregunta con cuidado, porque la documentación laboral tiene dos rasgos que la distinguen de un contrato mercantil puntual: un formulario federal se rige por sus propias reglas y estos documentos suelen releerse años después, en un conflicto, por alguien que busca un motivo para que no cuenten.

La respuesta breve, y de dónde sale

La ESIGN Act dispone en 15 U.S.C. § 7001(a) que a una firma, contrato o documento relativo a una operación que afecte al comercio interestatal o exterior:

«no puede negársele efecto jurídico, validez o exigibilidad únicamente porque conste en formato electrónico».

Esa regla general se aplica salvo que el documento entre en la lista de exclusiones del § 7003, que es corta y concreta. El apartado (a) excluye las normas sobre testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios; el derecho estatal sobre adopción, divorcio y otras materias de familia; y el Uniform Commercial Code salvo las secciones 1-107 y 1-206 y los artículos 2 y 2A. El apartado (b) excluye órdenes, notificaciones y documentos judiciales oficiales, una breve lista de notificaciones —cancelación de suministros, impago y ejecución hipotecaria sobre la vivienda habitual, cancelación de seguros de salud o vida, retirada de productos— y los documentos que deben acompañar mercancías peligrosas.

Los contratos de trabajo no están en esa lista. Tampoco las cartas de oferta, los acuerdos de confidencialidad, los pactos de no competencia, los convenios de arbitraje ni los acuses de recibo de políticas. Nada en la ESIGN Act singulariza la relación laboral.

En el plano estatal, la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) cumple la misma función. La sección 7 de la ley modelo dispone que «a un contrato no podrá negársele efecto jurídico ni exigibilidad únicamente porque en su formación se haya utilizado un registro electrónico» y que «si una ley exige una firma, una firma electrónica satisface la ley». Los contratos de trabajo no figuran entre las exclusiones de la sección 3(b); esa misma disposición permite, sin embargo, que cada estado añada exclusiones propias, de modo que la última palabra la tiene la versión adoptada por el estado cuya ley rige el contrato. Según el seguimiento de adopciones de la Uniform Law Commission, la UETA ha sido adoptada por todos los estados salvo Nueva York, además del Distrito de Columbia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE. UU. Según la New York City Bar Association, Nueva York se apoya en cambio en su propia Electronic Signatures and Records Act (ESRA). Explicamos cómo encajan ambas capas en ¿Tienen las firmas electrónicas validez legal?

La excepción que importa: el formulario I-9

El formulario I-9 no es un contrato. Es un formulario federal de verificación de la aptitud para trabajar y no se rige por la regla general de la ESIGN Act: tiene su propio régimen en la normativa de inmigración, el 8 CFR 274a.2.

Si se cumplimenta o se conserva el I-9 en formato electrónico, esa norma fija estándares en varios apartados:

• (e) — controles que garanticen la integridad, exactitud y fiabilidad del sistema de generación o almacenamiento, protección frente a alteraciones o borrados no autorizados o accidentales, indexación y recuperación, y capacidad de producir copias legibles.
• (f) — documentación de los procesos de negocio, incluidas las pistas de auditoría, de los formularios cumplimentados o conservados electrónicamente.
• (g) — un programa de seguridad de los registros: acceso controlado del personal, copias de seguridad y recuperación, formación y un registro permanente de accesos y modificaciones.
• (h) — estándares para capturar la firma electrónica del empleado en la declaración, incluida la verificación de identidad y el reconocimiento de lo que se declara.
• (i) — estándares para la firma electrónica del empleador o de su representante.

La consecuencia práctica: «nuestra herramienta cumple la ESIGN Act» no es lo mismo que «nuestro proceso de I-9 cumple el 8 CFR 274a.2». Son requisitos distintos, de cuerpos normativos distintos. Si piensa tramitar los I-9 con una herramienta de firma, contrástelo con esa norma en concreto en lugar de dar por hecho que la validez general de la firma electrónica basta.

Qué se discute en realidad

En la práctica, los conflictos sobre documentos laborales firmados electrónicamente casi nunca versan sobre si la firma electrónica es válida. Eso está resuelto. La discusión es casi siempre de atribución: si esa persona firmó ese documento.

Es un problema distinto, y es probatorio. En el ámbito laboral aprieta más que en otros por una razón sencilla: los documentos afloran tarde. Un convenio de arbitraje, un pacto de no competencia o el acuse de recibo de un manual pueden no consultarse en años y, para entonces, quien gestionó la firma a menudo ya no está y la memoria no sirve de nada.

Lo que responde a la pregunta es el registro que rodea a la firma: quién firmó, desde dónde, cuándo, qué se le mostró y si el archivo ha cambiado desde entonces. Nuestra guía sobre qué hace que una firma electrónica sea legalmente vinculante expone los requisitos de fondo; en resumen, la validez viene de la ley y la demostrabilidad, del registro de auditoría.

Dos hábitos que no cuestan nada y ayudan después:

1. Conserve el archivo completo, no solo la constancia de que se firmó. Una fila en un sistema de RR. HH. que diga «firmado» no es el documento.
2. Conserve el registro junto a él. Marcas de tiempo, IP y la secuencia de lo que vio quien firmó son lo que convierte «creemos que firmó» en algo que se puede mostrar.

Documentos laborales que esto suele cubrir

Firma electrónica ordinaria, sin exclusión alguna de la ESIGN Act:

• Cartas de oferta y contratos de trabajo
• Acuerdos de confidencialidad y de cesión de invenciones
• Pactos restrictivos, en la medida en que sean exigibles conforme al derecho estatal por su propio contenido
• Convenios de arbitraje
• Acuses de recibo de manuales y políticas
• Contratos con autónomos y consultores
• Políticas de gastos, equipos y trabajo a distancia

Repare en la matización sobre los pactos restrictivos: que una cláusula de no competencia sea exigible es una cuestión de derecho estatal sobre su contenido y nada tiene que ver con cómo se firmó. Firmar electrónicamente ni ayuda ni perjudica.

México: el escrito protege al patrón, y el pleito se gana con integridad

Esta página se lee también en México, y allí la pregunta cambia de forma. La materia laboral es federal —la Ley Federal del Trabajo rige en toda la República—, de modo que aquí no hay la variación estado por estado que complica el apartado estadounidense.

El artículo 24 exige hacer constar por escrito las condiciones de trabajo cuando no existan contratos colectivos aplicables, en al menos dos ejemplares, uno para cada parte. Lo interesante es el artículo 26, que dice qué pasa si ese escrito falta:

«La falta del escrito a que se refieren los artículos 24 y 25 no priva al trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios prestados, pues se imputará el patrón la falta de esa formalidad».

Conviene leer esa consecuencia despacio, porque invierte la intuición habitual. El escrito no es un requisito de validez de la relación laboral: la relación existe por la prestación del servicio. El escrito es la prueba del patrón, y su ausencia se le imputa a él. De ahí se sigue la conclusión práctica para la firma electrónica en México: firmar electrónicamente no pone en riesgo el contrato de trabajo —nada lo pone en riesgo, porque el trabajador conserva sus derechos de todos modos—, sino que determina si el empleador podrá acreditar más tarde lo que se pactó.

La equivalencia electrónica del escrito viene de las reglas generales, no de la ley laboral: el artículo 1834 bis del Código Civil Federal tiene por cumplida la exigencia de forma escrita y firma mediante medios electrónicos «siempre que la información generada o comunicada en forma íntegra… sea atribuible a las personas obligadas y accesible para su ulterior consulta».

Y en el tribunal laboral, la firma electrónica está nombrada expresamente. El artículo 776, fracción VIII, admite como prueba «las distintas tecnologías de la información y la comunicación, tales como sistemas informáticos, medios electrónicos ópticos, fax, correo electrónico, documento digital, firma electrónica o contraseña». Cómo se desahoga esa prueba es lo que decide el asunto: el artículo 836-D ordena que el Tribunal designe peritos

«a fin de determinar si la información contenida en el documento digital se encuentra íntegra e inalterada, tal y como fue generada desde el primer momento, ubicándola en tiempo y espacio entre el emisor y destinatario».

Íntegra, inalterada, y ubicada en el tiempo y el espacio entre emisor y destinatario. Esa frase es, literalmente, la lista de lo que un expediente de firma tiene que poder demostrar ante un perito mexicano: el documento tal como se firmó, sin cambios posteriores detectables, y un registro que sitúe cada actuación con fecha, hora y origen. Un PDF firmado y un hilo de correo no la satisfacen; un registro de auditoría con sello de integridad sí está construido para eso.

Dónde encaja Signatura

Signatura está pensada exactamente para esta clase de documento: usted ya tiene el acuerdo y necesita que se firme, se atribuya y se pueda recuperar más adelante. Cada documento completado lleva un registro de auditoría completo y un sello SHA-256 de evidencia de manipulación, verificable en cualquier momento: véase nuestra página de seguridad. Quien firma nunca necesita cuenta ni paga nada. Elegir una herramienta para toda la carga de RR. HH. —volumen en oleadas de contratación, confidencialidad dentro del equipo, plantillas de incorporación— tiene su propia guía: el mejor software de firma electrónica para equipos de RR. HH..

Dónde no encajamos: no ofrecemos un flujo específico para el I-9, así que si su requisito es un proceso electrónico de I-9 conforme al 8 CFR 274a.2, evalúelo contra esa norma y no contra la capacidad general de firma electrónica. Y si un documento exige una firma electrónica cualificada conforme al derecho de un Estado miembro de la UE, eso requiere un prestador cualificado de servicios de confianza.

Preguntas frecuentes

¿Puede firmarse electrónicamente una carta de oferta?

Sí. A estos efectos las cartas de oferta son contratos ordinarios y no aparecen en la lista de exclusiones de la ESIGN Act del 15 U.S.C. § 7003, de modo que se aplica la regla general del § 7001(a).

¿Puede firmarse electrónicamente un convenio de arbitraje?

Nada en la ESIGN Act excluye los convenios de arbitraje. Cuando se impugnan, la discusión suele ser de atribución —probar que el empleado firmó— y no sobre si una firma electrónica puede ser válida, y por eso importa el registro de auditoría que la respalda.

¿Puede firmarse electrónicamente el formulario I-9?

Puede, pero no bajo las reglas generales de la firma electrónica. Cumplimentar y conservar el I-9 en formato electrónico debe cumplir los estándares del 8 CFR 274a.2, que incluyen requisitos distintos para la firma del empleado en el apartado (h) y la del empleador en el (i), además de obligaciones de conservación, documentación y seguridad. Contraste su proceso con esa norma.

¿Los empleados tienen que consentir la firma electrónica?

El mecanismo específico de consentimiento del § 7001(c) de la ESIGN Act se dirige a la información que una norma exige facilitar por escrito a un consumidor. Al margen de la ley, aceptar operar electrónicamente es uno de los elementos que la doctrina considera requisito general de una firma electrónica exigible: en la práctica, hacer explícita esa elección y dejar constancia de ella es sencillamente buena prueba.

¿Un contrato de trabajo firmado electrónicamente necesita testigo?

Por lo general no: los requisitos de testigo provienen del tipo de documento y del derecho estatal, no de la normativa de firma electrónica. Lo tratamos en ¿Necesita testigo o notario una firma electrónica?

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Esta página explica la ley en términos generales. No es asesoramiento jurídico y no puede decirle qué exige su documento o su jurisdicción concretos. Para eso, consulte a un abogado laboralista de su jurisdicción.

Fuentes: ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7001 · § 7003, exenciones · § 7006, definiciones · 8 CFR 274a.2 — verificación mediante el formulario I-9, cumplimentación y conservación electrónicas · Uniform Electronic Transactions Act (1999), Uniform Law Commission — texto de la ley modelo y seguimiento de adopciones