Как отправить документ на подпись другому человеку

Отправить документ на подпись — работа иная, чем подписать самому, и ломается тут тоже другое. Подписать самому — дело двух минут. Отправка — это небольшая хореография: нужные люди, в нужном порядке, видящие нужные поля, и что-то разумное происходит, когда один из них неделю не реагирует.

Вот процесс целиком и решения, которые стоит принять осознанно.

Пять шагов

1. Загрузите документ. PDF универсален. Большинство сервисов принимают также DOCX и изображения и конвертируют их, выдавая PDF на выходе.
2. Добавьте подписантов по адресу электронной почты. Каждый человек — отдельный подписант со своим именем и адресом. Сделать это правильно важнее всего остального на экране: это самая частая причина документа, который так и не дошёл.
3. Выберите порядок. Всем сразу или по очереди. См. ниже.
4. Расставьте поля для каждого. Подпись, инициалы, дата, текст, флажок — назначенные конкретному подписанту, а не общие. Поле без владельца — поле, которое никто не заполнит.
5. Отправьте. Каждый подписант получает письмо с защищённой ссылкой и подписывает в браузере.

Вот и всё. Остальная часть страницы — о том, что обычно делают не так.

Последовательно или параллельно?

Параллельно — все получают одновременно. Правильно, когда подписанты равны и порядок ничего не значит: двое сооснователей, трое соседей по съёмной квартире, взаимное соглашение о неразглашении.

Последовательно — второго приглашают только после того, как подписал первый. Правильно, когда порядок несёт смысл:

• Руководитель согласует до того, как документ уйдёт контрагенту.
• Поручитель подписывает только после основных сторон.
• Ваша встречная подпись идёт последней, чтобы не гоняться за собственной подписью.

Практическое правило: если чьё-то решение должно зависеть от того, что он видит подпись другого, ставьте последовательный порядок. В остальных случаях параллельный быстрее и раньше приводит к финишу.

Получатели в копии — третья категория: те, кому нужен готовый документ, но кто его не подписывает. Бухгалтер, брокер, юрист другой стороны.

Что на самом деле получает подписант

Это стоит знать, потому что от этого зависит, дойдёт он до конца или нет.

Он получает письмо со ссылкой. По клику документ открывается в браузере. Он заполняет свои поля, подписывает и подтверждает. Аккаунт создавать не нужно, программ ставить не нужно, и никакой платы с него — если сервис просит у того, кому вы отправляете, банковскую карту, это повод взять другой сервис.

На телефоне это должно работать так же, как на ноутбуке, потому что заметная доля подписантов откроет документ на телефоне. Пошаговые подсказки, которые ведут человека от поля к полю, значат больше, чем кажется: обычный сбой — не отказ, а подписант, который заполнил два поля, пропустил третье ниже и закрыл вкладку, считая, что закончил.

После отправки

Отправка не заканчивает ваш контроль, и именно здесь сервисы различаются сильнее всего.

• Напоминания. Автоматические подталкивания с выбранной вами периодичностью лучше, чем помнить и напоминать самому.
• Срок действия. Окно подписания, которое закрывается само, не даёт подписать залежавшийся документ спустя месяцы.
• Исправление неверного адреса. Самая частая ошибка. Возможность поправить адрес и отправить заново, а не аннулировать и собирать документ с нуля, — это разница между десятью секундами и десятью минутами.
• Аннулировать, отредактировать и отправить снова. Для случая, когда неверным был сам документ.
• Отклонить и запросить изменения. Тот, кто не согласен, должен сказать это внутри сервиса, а не начинать отдельную переписку, которую вам потом сводить воедино.

Когда что-то идёт не так

«Он ничего не получил». Сначала проверьте адрес, потом папку со спамом. Помогает отправка с узнаваемого имени и адреса, а также предупреждение человеку, что письмо придёт.

«Пишет, что кто-то уже подписал». При последовательной схеме это ожидаемо: он видит, что предыдущий подписант закончил свою часть.

«Подписал, но одно поле пустое». Почти всегда это неназначенное или необязательное поле. Назначайте каждое поле конкретному подписанту и отмечайте обязательными те, что действительно обязательны.

«Нужно поменять пункт после отправки». Аннулируйте и отправьте исправленную версию. Чтобы сервис тихо позволял править уже отправленный и частично подписанный документ, — не то, чего стоит хотеть: подписанная ранее версия и новая перестали бы быть одним и тем же соглашением.

Имеет ли такой документ юридическую силу?

Да, на тех же условиях, что и подписанный чернилами. По ESIGN Act и UETA в США и по eIDAS в ЕС подписи не отказывают в силе за то, что она электронная. Значение имеют намерение подписать, отнесение подписи к подписанту, согласие вести дела в электронной форме и возможность сохранить документ.

Практическое следствие: ценность — в доказательстве. К готовому документу должен прилагаться журнал аудита с тем, кто подписал, когда и откуда, и печать целостности, чтобы последующие изменения были обнаружимы. Требования разбираем в статье Имеют ли электронные подписи юридическую силу?, а терминологию — в электронная и цифровая подпись.

Где здесь Signatura

Это ровно та задача, под которую сделана Signatura. Неограниченное число подписантов последовательно или параллельно, с получателями в копии, поля назначаются каждому подписанту из всех 8 типов, автоматические напоминания с выбранной периодичностью, самозакрывающиеся окна подписания и полный контроль после отправки: аннулировать, отредактировать и отправить снова или исправить неверный адрес. Подписанты могут отклонить документ или запросить изменения, а не только подписать. Каждый завершённый документ несёт полный журнал аудита и печать целостности SHA-256 — см. страницу безопасности.

Подписантам никогда не нужен аккаунт, и с них никогда не берут плату. Если вам нужно подписать что-то самому — это вторая половина задачи, и мы разбираем её в статье как подписать PDF онлайн.

Частые вопросы

Нужен ли аккаунт тому, кто подписывает?

Нет. В большинстве сервисов подписант получает ссылку по почте и подписывает в браузере. Аккаунт нужен только тому, кто отправляет.

Можно ли отправить один документ сразу нескольким людям?

Да. Добавьте каждого отдельным подписантом и выберите параллельный порядок, чтобы они получили документ одновременно, либо последовательный, чтобы он шёл по очереди.

Что если я отправил не на тот адрес?

Исправьте адрес и отправьте снова. Хороший сервис позволяет поправить получателя, не аннулируя и не пересобирая документ; плохой заставляет начинать заново.

Видно ли, открыли ли документ?

Да — журнал аудита фиксирует действия с документом, и по нему же понятно, напоминать или подождать.

Какие типы файлов можно отправлять?

PDF универсален. Многие сервисы, включая Signatura, принимают также DOCX и изображения и конвертируют их, выдавая на выходе запечатанный PDF. Отправляете файл Word? См. как подписать документ Word электронно.

---

Готовы попробовать? Начните бесплатный пробный период в Signatura или почитайте, как мы защищаем документы.