Firma electrónica en España: Signaturit, Firmafy, Docuten y Viafirma comparadas

Quien compara plataformas de firma electrónica en España elige de una lista corta que apenas coincide con la de las reseñas en inglés: Signaturit, Firmafy, Docuten y Viafirma. Lo primero que conviene saber de esa lista es que la mitad no le dirá lo que cuesta hasta que hable con un comercial.

Todas las cifras de abajo se leyeron en la propia página de cada proveedor en la fecha de comprobación indicada arriba. En esta categoría los precios se mueven, así que confirme el plan vigente antes de contratar.

La mitad de este mercado no publica precio

Signaturit y Firmafy imprimen sus planes de autoservicio donde cualquiera puede leerlos. Docuten y Viafirma no publican nada, y ambas lo dicen por sí mismas.

Las preguntas frecuentes de Docuten responden directamente: “El coste de Docuten varía en función del volumen de documentación que, como empresa, envíes a firmar, o en función de las facturas que emitas y recibas. Nuestra propuesta económica se adaptará al 100% a ti”, y cierran prometiendo “un presupuesto personalizado para tu empresa”. No hay página de precios en todo su sitemap publicado ni entrada Precios en su navegación.

Viafirma tiene la misma forma, con una diferencia útil en lo que sí publica. Su FAQ afirma que “Todas las funcionalidades de nuestro software están disponibles independientemente del plan que se contrate” —todas las funciones en todos los planes— y advierte de que “algunas funcionalidades, como el envío de SMS o las verificaciones de identidad mediante onboarding, tienen un costo adicional”. El plan en sí se presupuesta: “Habla con nuestro equipo y te daremos un plan a medida.”

No es una crítica. Ambas venden sobre todo a empresas grandes y administraciones públicas, donde un precio de tarifa sería ficción. Es un dato de calendario: dos de sus cuatro candidatas cuestan una llamada comercial antes de poder compararlas, y esas conversaciones conviene empezarlas al principio y no al final.

Las cuatro plataformas, según sus propias páginas

• Signaturit. Su página de precios vende por usuario, con un conmutador mensual/anual marcado “Ahorra hasta un 20 %”. Business cuesta 43€ por usuario y mes con pago mensual y 35€ con pago anual —la página imprime ambos como “516 €” y “420 € por usuario y año”—, con “Firma simple” que trae “5 créditos regalados”, “Firma avanzada con biometría” limitada a “Hasta 5 envíos al mes” (“Hasta 60 envíos al año” en la vista anual) y “Hasta 3 plantillas de documentos”. Business+ cuesta 72€ / 57€ (“864 €” / “684 € por usuario y año”), sube la firma avanzada a “Hasta 20 envíos al mes” y añade “Firma cualificada” “con certificados QSCD alojados en IvSign”, “Hasta 5 plantillas” y entrega certificada con “Hasta 20 emails certificados al mes”. Enterprise se presupuesta. Dos cosas que la página dice de la empresa importan tanto como las cifras: es “Signaturit Group, a Namirial Company”, y su propio FAQ afirma que “somos una empresa reconocida como Prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de España”. Tenga en cuenta además que los planes llevan la nota “(Servicio no disponible para Consumidores)”.
• Firmafy. Su página de tarifas vende el plan y no el puesto, y mide los envíos. Con pago anual, BUSINESS cuesta 30€/mes con “(Pago único: 360€)” por “200 envíos/año” e “Incluye 2 usuarios”; ENTERPRISE cuesta 60€/mes (“Pago único: 720€”) por “500 envíos/año” e “Incluye 5 usuarios”. Cambie la página a Pago mensual y esos mismos dos pasan a 50€ por “15 envíos/mes” y 100€ por “40 envíos/mes” —el ahorro anual que anuncia como “¡Ahorras 40%!”—. Su tabla comparativa publicada trae los detalles que deciden la factura: “Usuarios extra” a 90€ extra en los planes anuales y marcados ”✗” en los mensuales, acceso a API y envíos por lotes ambos ”✗” en Business, “Multicif” a “120€ extra” solo en Enterprise, almacenamiento y plantillas ilimitados, “Custodia de documentos” de “10 años” y una “Vigencia del plan” de “1 año”. Se describe como “prestadores de servicios electrónicos de confianza según el Reglamento UE 910/2014” —prestador de servicios de confianza, sin la palabra cualificados—. La prueba es de “7 días gratis” y “No se necesita tarjeta de crédito.”
• Docuten. Sin precio publicado, como se ha dicho. Lo que sus preguntas frecuentes sí publican es alcance y condición. Sobre la condición: “También estamos reconocidos por la misma regulación como un proveedor de servicios de confianza calificado (QTSP)”, y “A través de esta página oficial puedes encontrarnos como Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificados.” Sobre la conservación: “Como Prestador de Servicios de Confianza, estamos obligados a custodiar toda esa información durante un periodo mínimo de cinco años.” Sobre el alcance, es la excepción de esta lista: la firma convive con la facturación electrónica de la Ley Crea y Crece y con la documentación de transporte (DeCA, eCMR), de modo que compite por un presupuesto más amplio que el de una herramienta de firma.
• Viafirma. Sin precio publicado, como se ha dicho. Su posicionamiento publicado invierte la lógica habitual de niveles: todas las funciones en todos los planes, con los SMS y la verificación de identidad por onboarding facturados aparte. Sus propios materiales la sitúan como proveedor español veterano, con operaciones en España y Latinoamérica.

El eje que de verdad decide: qué nivel eIDAS necesita

En la categoría estadounidense la discusión es el precio por puesto. En España suele ser el nivel, y esa es una cuestión jurídica antes que comercial. El eIDAS define tres: simple (SES), avanzada (AdES) y cualificada (QES), y solo la cualificada tiene efecto equivalente a la firma manuscrita de forma automática en toda la UE por el artículo 25.2. Los tres niveles, y cuál necesita de verdad un contrato comercial normal, están en eIDAS explicado: SES, AdES y QES.

Aquí es donde los proveedores españoles se separan de verdad de los internacionales, y de nosotros. Una firma cualificada exige un certificado cualificado emitido por un prestador cualificado de servicios de confianza acreditado. Signaturit y Docuten afirman en sus propias páginas tener esa condición; Firmafy se describe como prestador de servicios de confianza sin la palabra cualificado. Como esa condición consta en un registro público y no en el marketing, no se fíe de la palabra de nadie —tampoco de la nuestra—. El registro que manda es el navegador de listas de confianza de la UE de la Comisión Europea, que lista cada prestador acreditado y los servicios concretos para los que lo está. Compruebe el servicio que necesita, no solo el nombre de la empresa.

Para la inmensa mayoría de los acuerdos comerciales no necesita una QES en absoluto. Pero si su operación es de las que la ley española le reserva, ese requisito decide su proveedor antes que el precio.

Signatura no es Signaturit

Son dos empresas distintas, sin relación entre ellas, y sus nombres se diferencian en una letra. Por si ha llegado hasta aquí desde una búsqueda que las confundía:

• Signaturit es un proveedor español, fundado en Barcelona y hoy parte de Namirial —su propio sitio lleva la línea “Signaturit Group, a Namirial Company”—. Vende servicios de confianza cualificados, emisión de certificados y entrega certificada junto a la firma electrónica, con precio por usuario y los contadores de envíos descritos arriba.
• Signatura somos nosotros: getsignatura.com. Vendemos una sola cosa —enviar documentos a firmar— en un único plan, por puesto, con documentos ilimitados y sin contador de envíos. No somos prestador de servicios de confianza y no emitimos certificados, de modo que no podemos producir una firma cualificada.

Si lo que necesita es una QES o un certificado digital, Signaturit es el de los dos nombres que puede emitirlo. Si lo que necesita es enviar sin contador a un precio previsible, eso es lo que hemos construido. Ninguna de las dos es la otra.

Qué comprobar antes de firmar nada

1. Qué nivel eIDAS exigen realmente sus documentos. Resuelva esto primero. Puede eliminar media lista corta, en cualquiera de los dos sentidos.
2. Qué cuenta el contador. Signaturit mide las firmas avanzadas con biometría, no el envío en general; Firmafy mide los envíos totales. Son restricciones distintas, y su propia mezcla de documentos decide cuál le aprieta.
3. Cuántas personas necesitan enviar. Firmafy incluye 2 usuarios en Business y cobra 90€ por cada adicional en los planes anuales —y su propia tabla marca los usuarios extra con ”✗” en el pago mensual—. Signaturit cobra por usuario desde el principio.
4. Qué se factura por uso en lugar de ir incluido. Viafirma nombra los SMS y el onboarding de identidad de forma explícita. Dé por hecho que la misma pregunta aplica en todas partes, y hágala.
5. Cuánto tiempo se custodian sus documentos, y quién lo hace. Firmafy publica “10 años”; Docuten cita un mínimo de cinco años derivado de sus obligaciones como prestador de servicios de confianza. Si un contrato puede acabar en un pleito años después, esto no es una nota al pie.
6. Empiece pronto las dos conversaciones de presupuesto. Docuten y Viafirma no pueden compararse en una hoja de cálculo que usted construya solo.

Dónde encaja Signatura

Signatura es deliberadamente más estrecha que todo lo anterior: un solo plan, con precio por puesto, documentos ilimitados y sin contador de envíos —sin cupo anual de sobres, sin cargo por envío y sin cobrar a las personas que firman—. Si su volumen es alto y su equipo pequeño, eso sale más barato de operar y es mucho más fácil de prever que cualquier plan medido de esta página.

Nuestra página de precios muestra euros a quien la abre desde España: desde 21€ por puesto y mes en el plan anual, 28€ con pago mensual, con descuentos por volumen, como muestra nuestra página de precios. La comparación que vale sigue siendo la estructural: un contador de envíos que hay que prever frente a un puesto que no. Todo documento completado lleva traza de auditoría completa y un sello SHA-256 a prueba de manipulaciones, reverificable en cualquier momento —vea nuestra página de seguridad.

Dónde Signatura no es la respuesta correcta, dicho sin rodeos: producimos firmas electrónicas simples, admisibles y suficientes para la inmensa mayoría de los acuerdos comerciales, pero que no son una QES. Si su operación necesita una firma cualificada o un certificado digital, necesita un prestador acreditado, y varios de los proveedores de arriba lo son exactamente. Preferimos decirlo a vender de más. La misma forma, en un mercado que cobra por documento en lugar de por puesto, está en firma electrónica en Brasil. Portugal plantea el mismo argumento desde el otro extremo, porque allí es el propio Estado quien emite la firma cualificada: firma electrónica en Portugal. En México todas las plataformas de la lista publican precio, pero cada una mide el documento de otra manera: firma electrónica en México.

Preguntas frecuentes

¿Signatura es la misma empresa que Signaturit?

No. Son empresas sin relación cuyos nombres se diferencian en una letra. Signaturit es un proveedor español hoy parte de Namirial —su propio sitio lleva la línea “Signaturit Group, a Namirial Company”— y afirma ser prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza reconocido por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de España, vendiendo emisión de certificados y firma cualificada junto a la firma electrónica. Signatura es un producto distinto, en getsignatura.com: un plan, por puesto, documentos ilimitados, sin contador de envíos y sin emisión de certificados. No somos prestador de servicios de confianza y no podemos producir una firma cualificada.

¿Cuánto cuesta la firma electrónica en España?

Depende de cuáles de las cuatro pueda siquiera presupuestar. En sus propias páginas publicadas, el plan Business de Firmafy cuesta 30€ al mes con pago anual —un pago único de 360€— por 200 envíos al año y 2 usuarios, y Enterprise 60€ (720€) por 500 envíos y 5 usuarios. El plan Business de Signaturit cuesta 43€ por usuario y mes con pago mensual o 35€ con pago anual, con la firma avanzada con biometría limitada a 5 envíos al mes, y Business+ a 72€ / 57€ sube ese límite a 20 y añade firma cualificada. Docuten y Viafirma no publican precios y presupuestan por cliente.

¿Necesito una firma electrónica cualificada en España?

Normalmente no. Bajo el eIDAS, a una firma simple o avanzada no se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad por el mero hecho de ser electrónica, y eso cubre la inmensa mayoría de los contratos comerciales. La firma cualificada solo se exige donde la ley nacional la reserva: determinadas transmisiones inmobiliarias, actos notariales y algunas presentaciones societarias. Resuelva esa cuestión primero, porque es lo único que puede descartar o imponer un proveedor al margen del precio. Los tres niveles están en eIDAS explicado: SES, AdES y QES.

¿Cómo compruebo que un proveedor es realmente prestador cualificado de servicios de confianza?

No se fíe de la página del proveedor, ni de la nuestra. La condición de cualificado consta en un registro público: la Comisión Europea publica el navegador de listas de confianza de la UE, que lista cada prestador acreditado por Estado miembro junto con los servicios concretos para los que lo está. Una empresa puede estar cualificada para un servicio y no para otro, así que compruebe el servicio que necesita y no solo el nombre.

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Fuentes: Precios de Signaturit — el conmutador “Pago anual” / “Pago mensual” y su etiqueta “Ahorra hasta un 20 %”; Business a “43€” y “35€” con “516 €” y “420 € por usuario y año”; Business+ a “72€” y “57€” con “864 €” y “684 € por usuario y año”; “Firma simple” / “5 créditos regalados”, “Firma avanzada con biometría” a “Hasta 5 envíos al mes” y “Hasta 60 envíos al año”, “Hasta 20 envíos al mes” y “Hasta 240 envíos al año” en Business+, “Firma cualificada” “con certificados QSCD alojados en IvSign”, “Hasta 3 plantillas de documentos” y “Hasta 5 plantillas de documentos”, “Hasta 20 emails certificados al mes”, y la nota “(Servicio no disponible para Consumidores)”; la línea de cabecera “Signaturit Group, a Namirial Company”; y la línea del FAQ “somos una empresa reconocida como Prestador cualificado de servicios electrónicos de confianza por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de España”. Tarifas de Firmafy — BUSINESS a “30€” “/mes” “(Pago único: 360€)” por “200 envíos/año” e “Incluye 2 usuarios”, ENTERPRISE a “60€” (“Pago único: 720€”) por “500 envíos/año” e “Incluye 5 usuarios”, la columna mensual a “50€” por “15 envíos/mes” y “100€” por “40 envíos/mes”, la etiqueta “¡Ahorras 40%!”, y la tabla comparativa con “Usuarios extra” a “90€ extra” (anual) y ”✗” (mensual), “Acceso a API” y “Envíos masivos o por lotes” a ”✗” en Business, “Multicif” a “120€ extra”, “Almacenamiento” y “Plantillas” “Ilimitad(o/as)”, “Custodia de documentos” “10 años”, “Vigencia del plan” “1 año”, y la prueba de “7 días gratis” con “No se necesita tarjeta de crédito.”; además de la línea “Somos prestadores de servicios electrónicos de confianza según el Reglamento UE 910/2014”. FAQ de Docuten — “¿Cuánto cuesta contratar Docuten?” y su respuesta, las líneas de QTSP “También estamos reconocidos por la misma regulación como un proveedor de servicios de confianza calificado (QTSP)” y “puedes encontrarnos como Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza Cualificados”, y la línea del mínimo de cinco años; la ausencia de página de precios se comprobó contra docuten.com/page-sitemap.xml. FAQ de Viafirma — “Todas las funcionalidades de nuestro software están disponibles independientemente del plan que se contrate”, la advertencia de que los SMS y la verificación de identidad por onboarding “tienen un costo adicional”, y “te daremos un plan a medida”; la ausencia de página de precios se comprobó contra viafirma.com/sitemap_index.xml. La condición de cualificado debe confirmarse en el navegador de listas de confianza de la UE y no en la descripción que cada proveedor hace de sí mismo. Los precios y cupos cambian sin aviso — compruebe la página en vivo de cada proveedor antes de apoyarse en una cifra.