Como assinar eletronicamente um documento do Word

As pessoas querem dizer três coisas diferentes com “assinar eletronicamente um documento do Word”, e a diferença entre elas só importa quando alguém questiona a assinatura. As três são legítimas. Só uma produz prova.

Opção 1: inserir uma imagem da sua assinatura

O método mais rápido e o mais comum.

1. Assine uma folha em branco e fotografe ou digitalize — ou pule o papel e desenhe ou digite uma com nosso gerador de assinatura grátis, que baixa um PNG transparente que fica limpo sobre a página.

   

2. No Word, vá em Inserir → Imagens e posicione a imagem onde vai a assinatura.

3. Recorte e escolha Quebra de Texto Automática → Na Frente do Texto para posicioná-la livremente.

   

4. Salve como PDF se quiser desencorajar edições casuais: Arquivo → Salvar como → PDF.

Leva um minuto e serve para documentos de baixo risco. Vale entender o que é: uma imagem dentro de um arquivo editável. Nada registra quem a colocou, quando ou de onde, e qualquer pessoa que abrir o documento pode movê-la, copiá-la para outro arquivo ou apagá-la sem deixar rastro.

Opção 2: criar uma assinatura digital no Word

É disto que as pessoas falam quando pesquisam especificamente por assinatura digital, e trata-se de uma assinatura criptográfica de verdade, não de uma imagem. A Microsoft a define como “uma marca de autenticação eletrônica e criptografada sobre informações digitais”, e acrescenta que “a assinatura confirma que as informações são originárias do signatário e não foram alteradas”.

O Word oferece dois caminhos até ela, e ambos produzem a mesma assinatura por baixo.

Uma linha de assinatura visível. Na guia Inserir, selecione Adicionar uma linha de assinatura no grupo Texto e preencha nome, cargo e e-mail do signatário sugerido, além das instruções que quiser deixar. Quando o arquivo chega ao signatário pretendido, ele vê a linha “e uma notificação informando que a assinatura é solicitada”, e pode “digitar uma assinatura”, “selecionar uma imagem de uma assinatura com tinta” ou “escrever uma assinatura usando o recurso de escrita à tinta de um PC com tela touch”. O que importa é o que acontece por baixo: segundo a Microsoft, “quando o signatário adicionar uma representação visível de uma assinatura ao documento, uma assinatura digital será adicionada ao mesmo tempo para autenticar a identidade do signatário”.

Uma assinatura digital invisível. Se você quer autenticar o documento sem mostrar nada na página, os passos da Microsoft são: na guia Arquivo, selecione Informações, depois Proteger Documento e então Adicionar uma assinatura digital; escolha uma opção na lista Tipo de Compromisso; digite o motivo na caixa Finalidade da assinatura deste documento; e clique em Assinar. Os arquivos assinados “apresentam o botão Assinaturas na parte inferior do documento”.

Duas consequências que convém saber antes de começar. Uma linha de assinatura inserida sozinha não assina nada — enquanto ninguém assinar de fato, ela é um espaço reservado com um nome embaixo. E, depois que a assinatura é aplicada, a Microsoft avisa que “um documento assinado digitalmente se torna somente leitura para evitar modificações”, ou seja, este é o último passo do seu processo, não um passo intermediário.

O certificado é o verdadeiro obstáculo

Nenhum dos dois caminhos acima funciona sem um certificado de assinatura, e é aqui que a maioria das pessoas desiste. A Microsoft é direta a respeito: “para criar uma assinatura digital, você precisa ter um certificado de assinatura, que comprove a identidade”, e “uma assinatura ou identificação digital é mais conhecida como certificado digital”.

Há duas maneiras de conseguir um, e elas não são equivalentes.

Junto a uma autoridade de certificação. A Microsoft descreve uma AC como “uma entidade semelhante a um notário público” que “emite certificados digitais, assina certificados para verificar sua validade e controla quais certificados foram revogados ou expiraram”. A orientação da empresa é que “há muitas autoridades de certificação comerciais terceirizadas das quais você pode comprar um certificado digital ou obter um certificado digital gratuito”. Repare no ciclo de renovação: “um certificado geralmente é válido por um ano, após o qual o signatário deve renovar ou obter um novo certificado de assinatura para estabelecer a identidade”.

Ou criar o seu, em cerca de um minuto. A Microsoft distribui uma ferramenta para isso. As instruções dela são abrir o Windows Explorer, navegar até C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16 (ou C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\ na versão de 32 bits do Microsoft 365), executar o SelfCert.exe, digitar um nome descritivo na caixa O nome do seu certificado e selecionar OK.

É de fato rápido, e é também onde o método falha silenciosamente para qualquer coisa que você envie a outra pessoa. A própria Microsoft sinaliza isso: “se você assinar digitalmente um documento usando um certificado digital que você criou, depois compartilhar o arquivo assinado digitalmente, outras pessoas não poderão verificar a autenticidade da sua assinatura digital sem optar manualmente por confiar em seu certificado autoassinado”.

Leia isso sem rodeios. Um certificado autoassinado comprova a sua identidade para você mesmo. A outra parte recebe uma assinatura que o software dela não consegue validar, a menos que dê um passo deliberado para confiar em um certificado emitido justamente por quem está pedindo essa confiança. O SelfCert.exe também é um caminho exclusivo do Windows — as instruções da Microsoft para ver o certificado depois usam o certmgr.msc, então essa rota não existe da mesma forma no Mac.

Com um certificado de uma AC de verdade, a assinatura digital do Word é realmente robusta: fica criptograficamente vinculada ao documento e se invalida se o arquivo mudar. O obstáculo é prático, não técnico. Seu signatário precisa obter e manter um certificado antes de poder usá-lo, e a maioria das pessoas a quem se pede assinar um contrato não fará isso.

Opção 3: enviar o .docx para assinatura

Envie o arquivo do Word a uma ferramenta de assinatura eletrônica, posicione os campos e despache. O signatário abre um link no navegador e assina. Sem certificado, sem licença do Word, sem conta.

A Signatura aceita .docx diretamente, até 25 MB, além de PDF, PNG e JPG. Vale saber exatamente o que acontece com o arquivo: a conversão roda no seu navegador, não em um servidor. O documento é convertido localmente em imagens de página, montado em PDF, e é esse PDF que é enviado e assinado. Seu .docx original nunca sai da sua máquina.

Uma consequência que convém dizer com franqueza: quem desenha as páginas não é o Word, é o seu navegador. A Signatura lê o layout que o Word salvou — tamanho da página e margens, fontes, tamanhos de letra, cores, alinhamento, imagens, cabeçalhos e rodapés — e compõe o texto com fontes abertas feitas com as mesmas medidas das fontes padrão do Word: idênticas para Calibri, Arial, Times New Roman e Courier New, muito próximas para Cambria e Georgia. A Aptos, fonte padrão das versões recentes do Microsoft 365, não tem equivalente exato, então, em um parágrafo longo, uma linha pode quebrar em outro ponto. Qualquer outra fonte é usada se estiver incorporada ao arquivo ou instalada no seu computador; caso contrário, uma fonte padrão parecida entra no lugar. Os comentários ficam de fora e as alterações controladas aparecem como se tivessem sido aceitas, então resolva as duas coisas no Word antes do upload. Confira a pré-visualização antes de enviar. Se a aparência precisa ser exata — um layout diagramado ou uma fonte da marca —, exporte primeiro para PDF pelo Word e envie esse arquivo, porque um PDF mantém o seu layout. Daí em diante os passos são idênticos, e os cobrimos em Como assinar um PDF on-line.

Se lhe enviaram um .docx e não tem Word

As três opções acima pressupõem que o Word está aberto à sua frente. Quem procura por isto muitas vezes não tem licença nenhuma do Office: chegou um .docx por e-mail, tem de voltar assinado, e no computador não há nada que o abra como deve ser.

Não é preciso ter.

O ficheiro pode ser assinado sem Word nenhum. A opção 3 é o caminho que nunca lhe toca: o .docx é convertido em imagens de página no seu navegador e montado num PDF, portanto não entra nenhuma instalação do Office de um lado nem do outro. Coloca uma assinatura e o que volta é um PDF com uma trilha de auditoria por trás.

Se preferir abrir o próprio documento, o Word para a web é gratuito com uma conta Microsoft, e a comparação que a própria Microsoft publica entre a versão de navegador e a de computador indica que tanto Imagens como Tinta digital/Desenhar estão disponíveis no navegador — exatamente as duas funções de que dependem a opção 1 e a linha de assinatura. O Google Docs e o LibreOffice também abrem um .docx. Conte com o layout a deslocar-se em qualquer dos três e veja o documento antes de o devolver. Se o documento foi escrito desde o início no Google Docs, veja Como assinar um documento do Google.

Para assinar com o dedo ou com uma caneta, a orientação da Microsoft sobre tinta digital diz que, se o dispositivo for compatível com toque, o separador «Desenhar» é ativado automaticamente, e que se «desenha com o dedo, uma caneta digital ou o rato». Repare no que a Microsoft não lhe chama. O separador «Desenhar» está documentado como função de desenho, não de assinatura, e tinta assente numa página editável é a opção 1 com outro nome: uma marca que qualquer pessoa que abra o ficheiro pode mover, copiar ou apagar.

Imprimir, assinar e digitalizar continua a ser o mais sugerido, e funciona. Também deita fora tudo o que o ficheiro sabia sobre si próprio. O que volta é uma imagem plana de uma página: nenhum registo de quem assinou, quando ou de onde, e normalmente um documento com pior aspeto do que o que seguiu.

O que cada método realmente prova

A lei dos EUA não se importa com a aparência de uma assinatura. A ESIGN Act define assinatura eletrônica em 15 U.S.C. § 7006(5) como “um som, símbolo ou processo eletrônico, anexado a um contrato ou outro registro ou logicamente associado a ele, e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro”. Uma imagem colada pode atender a isso. Um nome digitado também.

A validade não é a pergunta que morde. A que morde é a atribuição: você consegue mostrar que foi aquela pessoa?

	Imagem colada	Assinatura digital do Word	Ferramenta de assinatura
Registra quem assinou	Não	Via certificado	Sim
Registra quando e de onde	Não	Só carimbo de tempo	Sim
Detecta alterações posteriores	Não	Sim	Sim
Preparação exigida do signatário	Nenhuma	Um certificado, obtido ou feito por conta própria	Nenhuma
A outra parte consegue verificar	Não	Só se o certificado vier de uma AC em que ela confia	Sim

Se a assinatura nunca for questionada, as três funcionaram igualmente bem. Se for, a primeira não lhe dá nada para apontar. Tratamos do que realmente decide isso em Uma assinatura digitada ou desenhada é juridicamente válida?

A Signatura sela cada documento concluído com um hash SHA-256 e registra quem assinou, quando e de onde, tudo em um Certificado de Conclusão — e o arquivo pode ser verificado por qualquer pessoa que o tenha, sem conta.

Perguntas frequentes

Como criar uma assinatura digital para um documento do Word?

Antes de tudo você precisa de um certificado de assinatura — sem ele o Word não cria assinatura digital nenhuma. Obtenha um certificado junto a uma autoridade de certificação ou crie o seu executando o SelfCert.exe a partir da pasta do Microsoft Office, no Windows. Depois, insira uma linha de assinatura (Inserir → Adicionar uma linha de assinatura) para uma assinatura visível, ou aplique uma invisível em Arquivo → Informações → Proteger Documento → Adicionar uma assinatura digital. A armadilha do certificado feito por conta própria é o próprio aviso da Microsoft: as pessoas para quem você envia o arquivo “não poderão verificar a autenticidade da sua assinatura digital sem optar manualmente por confiar em seu certificado autoassinado”.

Posso assinar digitalmente um documento do Word sem certificado?

Não — não uma assinatura digital no sentido criptográfico, porque a Microsoft exige um certificado de assinatura para isso. Ainda assim, dá para assinar o documento eletronicamente sem certificado: colar uma imagem da sua assinatura, que não exige absolutamente nada, ou enviar o arquivo por uma ferramenta de assinatura eletrônica, que também não exige nada do signatário: ele clica num link e assina no navegador. As duas são assinaturas eletrônicas segundo a lei dos EUA. O que você perde sem um certificado é o vínculo criptográfico, não a validade jurídica.

Uma assinatura adicionada no Word tem validade legal?

Pode ter. A ESIGN Act se apoia na intenção de assinar, não na aparência ou na tecnologia, então uma imagem colada ou um nome digitado podem servir. Se uma assinatura específica é exequível depende de intenção, consentimento e atribuição — veja As assinaturas eletrônicas têm validade legal?

Qual a diferença entre Linha de assinatura e assinatura digital?

A Linha de assinatura é um marcador indicando onde assinar. A assinatura digital é o ato criptográfico, e a Microsoft exige um certificado de assinatura para realizá-lo. Inserir uma Linha de assinatura não assina nada por si só. A distinção mais ampla entre assinatura digital e assinatura eletrônica é outra questão: tratamos dela em Assinatura eletrônica e assinatura digital

Posso assinar um .docx sem converter para PDF?

Você pode assiná-lo dentro do Word sem converter. Se enviar por uma ferramenta de assinatura eletrônica, conte com a conversão para PDF — é o formato sobre o qual o documento assinado e a trilha de auditoria são construídos.

A outra pessoa precisa do Word para assinar?

Não, se você enviar por uma ferramenta de assinatura eletrônica. Ela assina no navegador e nunca abre o Word. Isso costuma ser decisivo quando a outra parte está no celular.

A Microsoft tem uma ferramenta de assinatura digital?

Sim — duas, e não são a mesma coisa, que é justamente por que as respostas a esta pergunta se contradizem.

A primeira é a descrita acima: a assinatura digital embutida no Word, criptográfica e dependente de um certificado de assinatura que a Microsoft não emite. A segunda é mais recente e passa facilmente despercebida — eSignature para Microsoft 365, também chamada de SharePoint eSignature, o próprio serviço de envio para assinatura da Microsoft, que a documentação descreve como disponível “em todo o mundo (exceto Indonésia) pela nuvem pública do Microsoft 365”, tanto para PDFs quanto para documentos do Word.

Repare no que essa segunda produz. A Microsoft diz que o serviço “usa assinaturas eletrônicas simples conforme definidas na legislação aplicável, incluindo, entre outras, o Regulamento (UE) n.º 910/2014 (o Regulamento eIDAS)” — o mesmo nível de qualquer ferramenta de assinatura eletrônica comum, não a assinatura respaldada por certificado da Opção 2, e não uma assinatura qualificada. Explicamos essa escada em eIDAS explicado.

Os obstáculos são administrativos mais do que técnicos, e a Microsoft os afirma sem rodeios: “antes de usar o eSignature, você precisa primeiro vincular sua assinatura do Azure à cobrança conforme o uso”, cobrada “com base no tipo e no número de transações”; um administrador do SharePoint ou global precisa ativá-lo no centro de administração do Microsoft 365; o documento tem de estar em uma biblioteca do SharePoint; usá-lo dentro do Word exige ainda a opção do Word ativada e uma política de grupo do Office aplicada; e quem assina de fora não recebe simplesmente um link — “as partes externas recebem acesso de convidado ao SharePoint via Microsoft Entra ID para assinar um documento eletronicamente”.

Ou seja, depende de onde você está. Se a sua organização já roda no SharePoint, com assinatura do Azure e alguém da administração para configurar, o serviço da própria Microsoft é uma escolha razoável. Se você precisa enviar um documento para alguém de fora que não deveria ter de virar convidado do seu ambiente Microsoft 365, a Opção 3 acima continua mais simples.

Preciso de Microsoft Word para assinar um .docx?

Não. Enviá-lo através de uma ferramenta de assinatura eletrónica não exige licença do Office de nenhum dos lados — a conversão descrita na opção 3 corre no seu navegador. Se preferir abrir o próprio ficheiro, o Word para a web é gratuito com uma conta Microsoft, e tanto o Google Docs como o LibreOffice leem .docx. Verifique o layout em qualquer deles antes de o reencaminhar, porque pode deslocar-se.

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Fontes: Microsoft, assinaturas digitais e certificados · Microsoft, adicionar ou remover uma assinatura digital em arquivos do Microsoft 365 — a definição de assinatura digital, os passos da linha de assinatura e da assinatura invisível, a consequência de o arquivo virar somente leitura e o texto sobre autoridades de certificação e renovação · Microsoft, obter um certificado digital e criar uma assinatura digital — o caminho do SelfCert.exe e a localização dos arquivos, e o aviso sobre compartilhar um arquivo assinado com um certificado autoassinado · Microsoft, visão geral do eSignature — o serviço eSignature, sua disponibilidade regional, o texto sobre assinaturas eletrônicas simples e eIDAS, a exigência de cobrança conforme o uso e o acesso de convidado para signatários externos · Microsoft, configurar o eSignature — as funções de administrador, os pré-requisitos de SharePoint e Word, e a política de grupo do Office · Microsoft, diferenças entre usar um documento no navegador e no Word — a comparação de funções entre navegador e computador, incluindo Imagens e Tinta digital/Desenhar · Microsoft, desenhar e escrever com tinta digital no Office — o separador «Desenhar» que é ativado automaticamente em dispositivos com toque e o desenho com o dedo, uma caneta digital ou o rato · ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7006 definições · 15 U.S.C. § 7001.

Última revisão: setembro de 2026. A interface do Word e os requisitos de certificado da Microsoft mudam entre versões; consulte a documentação atual da Microsoft para a sua. Esta página descreve o que dizem as fontes publicadas e não constitui orientação jurídica.

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